Assistant (h/f)

Vos missions en quelques mots Missions principales Secrétariat de la DPEGh et de la MI Missions spécifiques de suivi de groupes de travail et de missions d’inspection Missions de secrétariat pour la direction PEGh (domaine génétique) et la Mission d’inspection : Accueil téléphonique Gestion des agendas Correction et mise en forme de documents, courriers, notes, rapports… Suivi, enregistrement des dossiers, documents soumis à avis ou à signature Mailing, classement et archivage Organisation de réunions de la direction et d'experts en interne ou en externe, ou de formations organisées par la direction Gestion des déplacements, missions et congrès, en France et à l’étranger ; suivi des frais de missions en lien avec le pôle Service, missions et environnement de travail Gestion des demandes de travaux (diaporama, poster), de fournitures et des commandes Mise à jour des tableaux de service Missions spécifiques liées à la direction PEGh avec une intervention privilégiée sur le domaine de la génétique : Gestion des groupes de travail (GT) (création avec appels à candidature, renouvellement du groupe, convocation, déplacement des experts si réunion en présentiel, gestion des ordres du jour, comptes rendus, documents, etc., gestion des déclarations d'intérêt des experts en lien avec la cellule de déontologie) Contribution au suivi des plan (lien avec les sociétés savantes, des ARS et des associations de patients) Contribution à la gestion organisationnelle des travaux en lien avec l’action de territorialisation du plan PEGh auprès des agences régionales de santé (ARS) et notamment des référents génétiques Suivi des autorisations Suivi de la législation et de la réglementation en matière de génétique (activité de veille) Information des professionnels relatives aux différentes procédures Missions spécifiques liées à la mission d’inspection : Aide à la préparation logistique des inspections (préparation et envoi de courriers officiels) Aide à l’organisation des inspections : documents, dossiers préremplis, indicateurs de suivi d’activité Aide à l’actualisation documentaire et mis à jour institutionnelle Aide à la gestion des interfaces avec les ARS, (AMP, génétique), aide à l’animation du réseau des inspecteurs Actualisation des grilles d’inspection, aide à la synthèse des inspections, à la planification pluriannuelle des inspections Spécificités et contraintes du poste Poste partagé entre deux entités (DPEGh et MI) Organisation du travail en binôme avec l’assistante chargée du domaine de l’AMP, organisation de la polyvalence sur les deux domaines (AMP et génétique) lors des congés et absences Coordination fonctionnelle avec les autres assistantes de la DGMS Interface entre la DPEGh et la MI et les autres directions ou pôles transverses de l’Agence dans l’organisation du travail Profil recherché Connaissances, compétences et aptitudes Le candidat doit posséder une formation de niveau baccalauréat minimum, avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint, ainsi qu’une bonne orthographe. Il doit également faire preuve d’une bonne capacité relationnelle, de rigueur, d’autonomie et de discrétion dans l’exécution de ses missions. Vous correspondez à ce poste ? Nous serions ravis de vous accueillir dans notre équipe !