Un poste à pourvoir en CDI des que possible.
L'assistant/e gestionnaire de copropriétés participe à la gestion des dossiers en collaboration avec le gestionnaire, elle/il prend en charge des tâches de gestion, d'administration, commerciales, et de communication interne. Elle/il assure l'interface entre la direction, les collaborateurs et les partenaires extérieurs de l'entreprise. L'assistant de copropriété travaille en étroite collaboration avec le gestionnaire de copropriété. Son rôle consiste à mettre en œuvre les différentes décisions prises lors des différentes assemblées générales, et à assister le gestionnaire de copropriété (ou le syndic) pour l'ensemble des tâches administratives liées à la copropriété.
Les missions d'un assistant de copropriété sont diverses et concernent aussi bien la gestion courante de la copropriété (traitement des appels téléphoniques, courriers, convocation des participants dans le cadre de l'organisation des assemblées générales) que le suivi administratif parfois complexe, comme la gestion des dossiers d'assurances ou des contentieux.
L'assistant ou assistante de copropriété est également en charge de la planification et de la gestion des interventions extérieures, par exemple en cas de travaux. Celui-ci devra notamment prendre lui-même rendez-vous avec les artisans et réparateurs et veiller à la bonne exécution des travaux au sein de l'immeuble de copropriété. Secrétaire de la copropriété, l'assistant prend également en charge les demandes de devis.
Un assistant peut être amené à gérer de nombreuses copropriétés. Quels que soient les besoins des propriétaires, celui-ci devra savoir répondre à leurs questions et être force de proposition pour régler rapidement chaque problème.
Missions et tâches à réaliser :
-Gérer les emplois du temps, le courrier, organiser les déplacements, les réunions.
- Gérer l'accueil physique et téléphonique du service, noter les messages et planifier les rendez-vous.
- Faire le lien entre les gestionnaires et les comptables.
- Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les classer, gérer l'archivage des documents.
- Préparer et organiser les assemblées générales
- Envoyer les convocations d'assemblées générales
- Rédiger et mettre à jour les registres de procès-verbaux
- Traiter les demandes de première urgence d'intervention
- Suivre administrativement les déclarations de sinistres
- Suivre l'état d'avancement de chaque dossier
- Préparer des dossiers permettant la prise de décision, réaliser des présentations.
- Exercer un rôle de support : relayer les consignes de la direction, partager les informations, de sources interne et externe, utiles aux gestionnaires et comptables.
- Actualiser, scanner, classer, archiver les dossiers et les fichiers clients et fournisseurs.
- Exercer un rôle de veille et d'alerte sur les informations significatives et les événements sensibles touchant l'entreprise.
- Renseigner et conseiller la clientèle, traiter et résoudre les litiges clients.
- Participer aux actions de communication externe de promotion (présence aux salons professionnels).
Compléments salaires : carte restaurants, +primes exceptionnelles, salaire sur 13 mois.
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