Assistant administratif h/f

Description Saint-Ouen-sur-Seine, ville de 53 000 habitants, est au cœur de la Métropole avec l’arrivée récente de la ligne 14 du métro et ses nombreux projets emblématiques : Village des JO 2024, Grand hôpital universitaire, installation de la Direction Générale de la Sécurité Intérieure (DGSI), reconquête des berges de Seine, création d’un itinéraire fluvial reliant la ville à la Défense, rénovation urbaine à haute qualité environnementale et sociale, rénovation du stade Bauer. C’est aussi 40 entreprises de plus de 50 salariés dont TESLA, NEXITY, SAMSUNG, EIFFAGE, rassemblées sur 4,5 km2, qui génèrent à elles seules 600 milliards d’euros de chiffre d’affaires, ce qui structure également le rôle moteur de Saint-Ouen dans la dynamique métropolitaine, et forme un vivier très attractif pour les startups et les filières d’excellence. Son marché aux Puces, premier marché mondial d’antiquités et d’art, lui offre par ailleurs, un rayonnement international, qui la classe parmi les dix premiers sites touristiques français, avec ses 5 millions de visiteurs par an. C’est au cœur de cet écosystème unique, qui favorise l’innovation et l’émergence de talents, que Saint-Ouen, attachée à son histoire et ses valeurs populaires, écrit la ville du progrès partagé. NOS AVANTAGES ! Nous proposons une rémunération attractive, une prime annuelle, des prestations d'action sociale, une participation mutuelle et prévoyance, une restauration collective pendant la pause déjeuner. Possibilité de télétravail (jusqu’à 2 jours). Mission En qualité d' Assistant administratif H/F, vos missions seront les suivantes : Traitement des dossiers et saisie de documents Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, Assurer un suivi des parapheurs Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et Mail Manager Saisir des documents de formes et de contenus divers Gérer et actualiser les bases de données Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion Airsdélib Tenir à jour les documents partagés Enregistrer ou saisir des données informatiques Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion Rédiger et notifier les procès-verbaux de commissions de sécurité, les arrêtés d'ouverture et de fermeture des ERP et les mises en demeure. Gérer les fournitures des directions Accompagner l’accueil des nouveaux arrivants : matériels, outils, contacts, Accueil physique et téléphonique du public Recevoir et orienter les demandes Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité Gestion de l'information, classement et archivage de documents Réceptionner, enregistrer et vérification des dossiers (recevabilité des demandes d’autorisations de travaux) Photocopier et assembler des documents Trier, classer et archiver des documents Planification et suivi Organiser la planification des visites périodiques de la commission de sécurité incendie (sous la responsabilité du Directeur sécurité incendie ) Gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous, réserver les salles Renseigner des tableaux de suivi des activités des directions Représentation Assure la rédaction des procès-verbaux des commissions communale de sécurité Assurer la représentation lors des visites des commissions de sécurité Déplacements fréquents sur l’ensemble du territoire de la Ville Profile Vous justifiez d'au moins 2 années d'expérience professionnelle sur un poste similaire Vous êtes autonome, organisé, rigoureux et discret Vous disposez de solides qualités relationnelles Vous maîtrisez les procédures administratives Si vous êtes contractuel.elle, les contrats proposés au sein de notre collectivité vont d'un à trois ans