- Assurer le secrétariat de l'IEN (accueil physique et téléphonique) et en partie de l'équipe de circonscription
- Assurer la gestion des remplacements sous la responsabilité de l'IEN
- Etre l'agent de relations avec et entre les divers interlocuteurs de l'inspection
- Assurer une gestion administrative spécifique
- Accueil physique et téléphonique du public (parents, enseignants,.)
- Travail de secrétariat : gestion de l'agenda de l'IEN, organisation de réunion, gestion du courrier et des courriels, saisies de documents
- Travail de gestion des absences et remplacements à l'aide du logiciel ARIA
- Gestion administrative des personnels (création, suivi et mise à jour des dossiers.) avec l'aide des outils informatiques et notamment le suivi du remplacement (ARIA), le suivi des grèves (MOZART), les suivi des affectations (AGAPE) le suivi des élèves (Base élève).
- Élaboration et mise à jour régulière des différents plannings correspondant au champ administratif pour assurer le respect des délais de transmission ou retour des enquêtes et documents administratifs
- Communication avec les interlocuteurs de l'inspection : DSDEN (services, autres circonscriptions), "usagers" de l'école, écoles (directeurs, maîtres), collèges (principaux enseignants), municipalités (élus et services municipaux), ESPE, services sociaux, associations, etc..
- Création et mise à jour régulière d'un classement pertinent des dossiers et documents, accessibles à l'équipe de circonscription
-Discrétion, réserve, capacité d'écoute et grande loyauté.
-Discernement et diplomatie pour accueillir les premiers appels des familles, des partenaires, des enseignants.
-Disponibilité (notamment pour accepter les interruptions successives dans la tâche entreprise) autonomie, réactivité
-Rigueur et précision pour respecter les règles, délais et priorités définis par l'IEN, rendre compte de son action et des informations connues
-Maîtrise de des outils de communication et de l'outil informatique (Word, Excel, courrier électronique.)
-Connaissance des règles et procédures administratives (déroulement de carrière, de scolarité, d'activité scolaire.), des textes régissant les droits et devoir des enseignants et de l'organisation du système éducatif et des services
Conditions particulières d'exercice :
→ Temps de travail annualisé
→ Adaptation de l'emploi du temps en fonction de l'activité du service
Profil recherché :
→ Bonne connaissance du système éducatif et de l'environnement professionnel d'un EPLE.
→ Maîtrise des techniques de la communication orale et écrite (rédiger, mettre en forme).
→ Connaissances réglementaires.
→ Structurer son travail, évaluer et hiérarchiser les besoins.
→ Savoir planifier et respecter les délais.
→ Maîtrise des outils bureautiques spécifiques (bonne connaissance des tableurs), savoir enregistrer, classer.
→ Sens de l'organisation et de l'initiative.
→ Capacité d'adaptation et de gestion du stress, réactivité, rigueur, fiabilité.
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