Secrétaire*k-s/dir

Vos missions en quelques mots Assure le secrétariat de l'équipe de direction du Service de la Navigation Aérienne Sud. ACTIVITES DU POSTE : - Transmet les demandes de sollicitations extérieures, - Assure la gestion, la numérisation, l'enregistrement et la transmission du courrier arrivée/départ, notes de services et décisions de la Direction du SNA/Sud, - Prépare les parapheurs destinés à la validation par le Chef du SNA/S. Enregistre et assure la gestion documentaire des décisions, et référentiel documentaire, - Assure la diffusion et l'archivage de la documentation, mise en forme et enregistrement des notes et des décisions, participe à leur mise à jour, - Organise (ou assiste le RSMI) la revue annuelle du référentiel documentaire du SNA Sud (Décisions, notes de services, manuels, procédures et protocoles), - En lien avec le SIR, assiste l'assistant de prévention à gérer la documentation relative à la santé et sécurité au travail, - Logistique : convocations et invitations réunions / séminaires : réservation de salles, repas, accueil et pauses café. Transmission de demandes, gestion du stock de fournitures de bureau, gestion des badges télépéage, ravitaillement Leclerc, - Assure la mise à jour du livret d'accueil et des circuits arrivées / départs. Gère l'accueil et le suivi des circuits (arrivée / départ) des agent SNA/S et de la DO, - Filtre et oriente les appels téléphoniques du SNA/Sud et de la DSAC/Sud (tâche mutualisée) et les demandes d'interventions, S'appuie pour ce faire sur une connaissance des présences et la répartition des tâches, - Contribue à la diffusion de l'information au sein de la Direction du SNA/Sud, - Susceptible de contribuer à la préparation de bilans du SNA/Sud et à certaines actions de communication, - Gère les missions du Chef SNA, du RSMI, du chargé de mission, - Participe à la préparation des dossiers du CSA/CSA FS du SNA/Sud, - Assiste le coordonnateur RPO pour la planification des astreintes RPO et certaines activités logistiques (clés RPO), - Gestion des abonnements, - Affichage des permanences des partenaires et des tableaux de service, - Gestion documentaire des protocoles information aéronautique, - Suppléance mutuelle avec le secrétariat ST. RESPONSABILITES EN MATIERE DE SECURITE/QUALITE/SURETE/ENVIRONNEMENT : Met en oeuvre les procédures systèmes de management s'appliquant à ses activités notamment l'application procédure maîtrise documentaire : respect des modèles, classement des enregistrements gérés par le secrétariat de direction. Profil recherché Techniques de base : - Connaître le contexte organisationnel / humain du SNA/Sud et de ses partenaires - Maîtrise des logiciels bureautiques et de présentation - Savoir rédiger - Connaître les techniques de classement, d'archivage et de diffusion de l'information - Pratiquer l'anglais - Savoir qui fait quoi à la DGAC et au SNA/Sud - Connaître les métiers de la DGAC Qualités requises : - Concilier efficacité et rapidité - Faire preuve d'anticipation - Faire preuve de discrétion - Avoir un bon sens relationnel - Faire preuve d'organisation personnelle - Faire preuve d'une bonne organisation professionnelle - Savoir gérer les sollicitations fréquentes et imprévues Connaissance : - Bonne maitrise des outils bureautique et informatique Word, Excel, Teams, - Gestion Geode, Chorus DT Missions, FORMATION D'INTEGRATION : Vérification et actualisation des besoins de formation lors de l'entretien professionnel annuel et de l'établissement du plan de formation. Éléments de candidature Personnes à contacter andre-noel.gaget@aviation-civile.gouv.fr