Assistant / assistante de gestion administrative du personnel (h/f)

Mission :
Sous l'encadrement de la responsable du pôle RH, vous gérez les dossiers des personnels de l'unité appartenant aux équipes relevant de votre portefeuille

Activités :
- Assurer la gestion des personnels : préparer et suivre les dossiers pour le recrutement et l'accueil des personnels titulaires, non permanents, stagiaires et visiteurs scientifiques pour un portefeuille d'équipes ;
- Conseiller les personnels en matière de recrutement et accueil de personnels ;
- Préparer et suivre les dossiers pour l'accueil des contractuels (qu'ils soient rémunérés par l'une de nos tutelles ou qu'ils soient boursiers étrangers) ;
- Etablir les conventions de stage et dossiers de versement des gratifications ;
- Préparer et suivre les dossiers pour l'accueil de visiteurs scientifiques ;
- Préparer les conventions d'accueil des personnels et invités étrangers ;
- Préparer et instruire auprès des tutelles les dossiers nécessitant la sollicitation Fonctionnaire Sécurité Défense ;
- Suivre les carrières et éléments de la vie professionnelle des agents titulaires ;
- Assurer le suivi des congés annuels / CET des agents, arrêts maladie, télétravail, cartes de restauration, demandes de cumul d'activité
- Mettre à jour les bases de données en lien avec l'activité ;
- Classer et archiver les documents.
- Gestion des recrutements : dans le cadre du label européen HRS4R, participer au processus de recrutement (aide à la rédaction des profils de poste, diffusion des offres d'emploi, participation aux auditions).
- Assister aux réunions du pôle RH, du service administratif et des tutelles.
- Assister une à deux fois par an aux réunions des équipes scientifiques afin de communiquer sur la réglementation RH et la bonne conduite à tenir en termes de recrutement et d'accueil de personnel ;
- Répondre aux enquêtes des tutelles ;
- Participer à la mise en œuvre d'outils et procédures ;
- Assurer la continuité de service