L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e assistant.e de direction au sein de la Direction de la logistique et des moyens généraux et un.e assistant.e de direction au sein de la Direction du patrimoine immobilier.
Dans le cadre de la création du Pôle Patrimoine et Moyens Généraux, le poste s’inscrit dans une dynamique de structuration, de clarification et de professionnalisation des fonctions support. La nouvelle organisation vise à renforcer la qualité du service rendu, la sécurisation des processus et la lisibilité des missions, au service des usagers et des équipes.
Mission principale
Assister l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon déroulement administratif des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique polyvalentes.
Mission 1 – Assistance à l’organisation et au fonctionnement administratif de la direction
Assurer l'accueil physique, téléphonique et courriel des interlocuteurs internes et externes
Fournir une information de premier niveau et orienter les interlocuteurs vers les bons interlocuteurs
Superviser l'astreinte téléphonique en journée via le standard
Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant ; gérer le circuit des parapheurs
Gérer les stocks de fournitures et consommables de bureau ; vérifier la conformité des livraisons
Assurer la gestion des réservations de véhicules de service
Mission 2 – Assistance à l'organisation et au fonctionnement inter-services
Planifier et organiser les réunions : gestion des agendas, réservation des salles, préparation des dossiers
Créer et actualiser les procédures et la documentation professionnelle liées à l'activité de la direction
Gérer et mettre à jour les tableaux de suivi de la direction
Mission 3 – Gestion administrative des ressources humaines
Mettre en forme et valoriser des supports écrits (courriers, notes, comptes rendus, présentations)
Assurer la communication interne auprès des équipes de la direction
Traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées à la direction
Respecter et garantir la confidentialité des données traitées
Répondre aux demandes d'information des autres services et des partenaires extérieurs
Mission 4 – Traitement de l'information et communication
Mettre en forme et valoriser des supports écrits
Assurer la communication interne auprès des équipes de la direction
Traiter des dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées à la direction
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