Vos missions en quelques mots L’assistant polyvalent est rattaché à la Direction. Il apporte une aide permanente aux chefs de service en matière d’organisation professionnelle, de gestion, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il pourra être amené à effectuer, à titre accessoire, les mêmes missions que l’assistant de Direction. Organiser la vie professionnelle des chefs de service et Responsables de pôle de la Direction · Gérer l’agenda et les rendez-vous en fonction des priorités · Respecter les délais de transmission de documents (tableau de suivi de l’activité du pôle) · Prendre des notes et rédiger des comptes rendus (ou relevés de décisions) · Mettre en signature des documents divers et suivre le parcours des parapheurs · Constituer des dossiers en amont de réunions Assurer l’accueil téléphonique et physique · Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques · Renseigner les interlocuteurs et relayer les appels vers les personnes compétentes · Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur Effectuer la mise en forme de travaux de bureautique · Mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, diaporamas…) selon la charte du Département · Avoir une relecture attentive de tous les documents (orthographe, grammaire, syntaxe) et vérifier systématiquement les coordonnées des destinataires · Assurer le suivi des courriers et notes sur le logiciel Elise · Organiser le classement et l’archivage (papier et numérique) Suivre les projets et activités transversales de la Direction · Effectuer la gestion de l’arrivée et du départ du courrier · Suivre quotidiennement la boîte mail générique de la Direction · Gérer les demandes diverses (besoins en fournitures administratives, renseignements) · Gérer les demandes de réservation de salles · Assurer l’accueil des nouveaux agents (contacts en amont, préparation logistique de l’arrivée : fournitures, PC, adresse mail, fournitures administratives, portrait …) · Travailler en polyvalence avec les autres assistants de la Direction · Mettre à jour les procédures des assistants · Apporter un renfort ponctuel sur des tâches ou dossiers spécifiques des services métiers de la Direction, selon la charge de travail et les urgences. Profil recherché aîtriser les règles en matière de rédaction administrative (orthographe, syntaxe et grammaire) - Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PPT,…) - Maîtriser les techniques d’organisation et de gestion du temps - Créer des outils de pilotage et de suivi de l’activité - Anticiper les demandes - Sens de l’organisation et capacité à gérer les urgences - Dynamisme et prise d’initiative - Curiosité intellectuelle - Discrétion et sens de la confidentialité - Bon relationnel Connaissances : - L’organisation de la collectivité - Les domaines de compétences des services de la Direction et leur fonctionnement au quotidien - Logiciel Elise (gestion des notes et des courriers) - Parapheur électronique iXbus
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