Description du poste
Définition du poste : Assurer la mise en œuvre des procédures d'achats et de gestion des déplacements pour l'ensemble des directions et délégations, dans le respect des règles budgétaires, juridiques et organisationnelles, en garantissant la qualité, la conformité et la continuité du service. Activités essentielles : • Gérer les achats et commandes • Assurer la passation, le traitement et le suivi des demandes et des commandes pour toutes les directions et délégations de l'Agence, dans le respect de la GBCP, des procédures d'achats et du budget alloué par nature de dépense. • Échanger avec les services prescripteurs pour clarifier les besoins et suivre les commandes. • Réaliser et assurer le suivi des engagements juridiques et des services faits. Assurer les relations fournisseurs et partenaires • Assurer des relations courantes avec les fournisseurs, prestataires et partenaires institutionnels. • Gérer les déplacements professionnels • Acheter les prestations hôtelières et de transport en fonction des demandes reçues, dans le respect des règles et procédures internes. • Contribuer à l'actualisation de la politique de voyages et des documents supports (fiches réflexes, intranet). • Participer à l'analyse des dépenses liées aux déplacements (hôtels/transports) pour proposer des pistes d'optimisation et de rationalisation. • Assurer le rôle de binôme avec le second référent voyages de proximité et apporter une assistance de premier niveau aux agents. Assurer la gestion administrative des missions • Délivrer et actualiser les ordres de mission via la base agents. • Traiter les avances, les demandes de remboursements des frais de missions pour l'ensemble des agents de l'ARS NA et des membres des instances réglementaires dont l'ARS assure le secrétariat dans l'outil GFD. • Traiter les rejets ou les mettre en attente de la DAFC, les analyser et contribuer à la définition et la mise en place de mesures correctrices. Contribuer à la performance et au contrôle interne • Participer à la démarche de performance du service (formalisation et simplification des procédures, dématérialisation, automatisation). Activités annexes : • Assurer le classement et l'archivage des dossiers, y compris dans le cadre de l'archivage électronique. Relations internes : • Les départements et pôles la DDAG et les autres services du secrétariat général • La Direction des Affaires Financières et comptables • Les directions métiers et délégations départementales de l'agence. Relations externes : • La plate-forme de voyages • Les fournisseurs, partenaires institutionnels, prestataires de service. Spécificités du poste / Contraintes : • Polyvalence des missions, • Travail en binôme, • Respect strict des règles budgétaires et juridiques (GBCP, procédures internes), • Gestion simultanée de plusieurs demandes, • Utilisation d'outils spécifiques. Rattachement hiérarchique : Responsable du Département Gestion de la contractualisation, des achats et des approvisionnements du Pôle Budget, Achat et Immobilier.
Profil recherché
Vos compétences
Connaissances : GESTION BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE ACHATS ET MARCHÉS PUBLICS ORGANISATION, MÉTHODE ET PROCESSUS METHODES ET TECHNIQUES DE CONTRÔLE BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS Savoir-faire : TRAVAILLER EN ÉQUIPE ANALYSER UN BESOIN APPLIQUER UNE RÈGLE, UNE PROCÉDURE, UN DISPOSITIF RÉDIGER ANALYSER UNE INFORMATION, UNE DONNÉE, UNE SITUATION, UN DISPOSITIF Savoir-être : ÊTRE RIGOUREUX RÉACTIVITÉ CAPACITE A COMMUNIQUER ÊTRE AUTONOME ESPRIT D'INITIATIVE FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle. Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Informations complémentaires
Niveau d'expérience professionnelle attendu sur le poste : première expérience souhaitée dans le domaine concerné.
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.