Assistant(e) de service

Vos missions en quelques mots Sous l'autorité hiérarchique du responsable du service aménagement urbanisme et habitat, l'assistant de service assiste le chef de service et son adjoint en matière de logistique administrative et de gestion du service (aide à la gestion des agendas, à la prise de rendez-vous, à la préparation des réunions). Il assure le secrétariat du service et la gestion administrative et comptable quotidienne : - suivi du courrier entrant et sortant, de la messagerie, des parapheurs et des délais de réponse - orientation des appels téléphoniques - gestion des ordres de mission et des autorisations de conduire - commandes des fournitures de bureau - commandes de billets de train - suivi du budget (déplacements, formations et fournitures), établissement des tableaux de bords, et transmission régulière au chef de service - chargé de voyage Chorus DT pour le service - suivi des demandes particulières du SGCD (EPI, commandes particulières) - numérotation des arrêtés et publication au RAA Il assure également la gestion des conseils de l'État (architecte et paysagiste) : établissement du planning, suivi des interventions, paiement des vacations, élaboration de la feuille de route annuelle, participation au bilan, préparation des contrats de recrutement Il enregistre les dossiers d'accessibilité et participe en appui aux missions du service en tant que de besoin (secrétariat, instruction, archivage, gestion et envoi des arrêtés et PV), aux réunions d'encadrement (compte-rendus), à la publication d'articles sur internet (webmestre), à la valorisation des missions d'assistant par le réseau interne à la DDT. Il peut être amené à assurer la suppléance de l'assistante de direction. L'assistant est en relation directe et quotidienne avec les différentes unités du service, ainsi qu'avec les autres services de la DDT, notamment le secrétariat de direction. Il est amené à être en contact, principalement par mail ou par téléphone, avec de nombreux partenaires et avec des particuliers. Profil recherché Nous serons réceptifs à votre candidature si vous disposez des compétences suivantes : Connaissances : - Maîtrise des logiciels bureautiques (traitement de texte, tableurs, diaporamas) - Maîtrise des applications spécifiques (Casper, Chorus DT, commandes de fournitures, RAA) - Notion de gestion budgétaires - Gestion administrative et organisationnelle - Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif et des domaines d'intervention de l'État, notamment habitat, logement, urbanisme et aménagement Savoir-être : - savoir s'organiser avec méthode et rigueur - avoir l'esprit d'initiative et être réactif - savoir s'adapter à des situations ou des contextes différents - autonomie - discrétion professionnelle - sens des relations humaines et de l'accueil Savoir-faire : - savoir travailler en équipe - savoir prendre des notes et rédiger - rédaction de documents administratifs, mise en forme de documents