Vos missions en quelques mots Placé.e sous la responsabilité du Chef de Service Performance financière, le.la titulaire du poste devra assurer des missions d’assistance, de gestion administrative, de liquidations de factures et de saisie de données. Participation aux travaux comptables du Service • Gérer les factures de frais de gestion ASP pour la prise en charge des dossiers « rémunération stagiaires » • Gérer les factures de frais de gestion du dispositif Pass Formation • Liquider les CSF de subventions Saisie dans le système d’information • Créer les actions de formation subventions/marchés dans le système d’information • Vérifier la qualité des informations saisies Assistance de direction • Planifier les réunions et les rendez-vous du Service • Réserver les véhicules et les salles • Saisir et mettre en forme les documents types établis par le Service (courriers, rapports, notes, comptes-rendus,) • Préparer et finaliser toutes les activités administratives relevant du Chef de Service (entretiens professionnels, recrutement, rapports) • Accompagner les services métiers dans le suivi des satellites de la Direction de la Formation Professionnelle (récupération des pièces auprès des services métiers et de la Direction de l’Audit, classement dans la GED) • Organiser le classement papier et numérique et l’archivage des documents Profil recherché • Connaissance du fonctionnement des collectivités et établissements publics • Connaissance du secteur de la formation professionnelle ; • Connaissance des procédures administratives et informatiques liées aux subventions et à la commande publique • Bonne connaissance de l’organisation et des procédures de la Région • Connaissance de la gestion des fonds européens à La Réunion, notamment le FSE • Maîtrise des savoirs et techniques de gestion administrative des dossiers • Connaissance des finances publiques et règles comptables/budgétaires • Maîtrise des techniques de secrétariat (logiciel de traitement de courriers, plan de reclassement, accueil téléphonique et physique) • Maîtrise des outils informatiques • Maîtrise des outils spécifiques à la collectivité (Mafate, ASTRE, GECO, Maïdo…) • Sens de l'organisation, rigueur et méthode • Qualités relationnelles et aptitude au travail d’équipe • Adaptabilité par rapport aux priorités, aux nouveaux dossiers • Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle
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