Apprenti assistant de direction f/h

Les missions en bref …

La Direction des Bâtiments assure la gestion, l’entretien et le développement d’un parc
immobilier de près d’un million de mètres carrés. La typologie des bâtiments
concernés se compose principalement des collèges gérés par le Département,
mais aussi des bâtiments affectés aux services sociaux, à la gendarmerie nationale,
aux centres d’incendie et de secours et aux activités culturelles du Département et
autres.

La Sous-Direction des Travaux et Intervention regroupe les opérations de travaux de
maintenance de premier niveau réalisées par les ATC jusqu’à la réalisation de travaux
d’aménagement d’un montant de 5 millions d’euros maximum.

Elle est décomposée en 4 activités : la communauté ATC, la régie de travaux, l’agence
travaux réalisant des opérations via des entreprises extérieures en maîtrise d’oeuvre
interne et le service travaux d’aménagement réalisant la conception et la réalisation
des opérations via des prestataires externes.

En tant qu’Apprenti Assistant de Direction F/H vous ferez partie de la Sous-Direction Travaux et Interventions, rattaché à une équipe de 4 personnes.

Poste basé à Guyancourt.

Missions principales

1. Gestion et mise à jour d’agendas
2. Rédaction de courriers, comptes rendus et notes internes
3. Classement, archivage et gestion documentaire
4. Mise en forme de documents professionnels
5. Mise en signature électronique
6. Participation à l’organisation de réunions (préparation des supports, convocations, logistique)
7. Suivi de tableaux de bord simples
8. Aide à la gestion des plannings
9. Participation à l’organisation d’événements internes
10. Appui au suivi de projets (mise à jour d’outils de suivi)
11. Collecte et synthèse d’informations
12. Participation à des actions d’amélioration des procédures
13. Diffusion d’informations auprès des équipes
14. Mise à jour de bases de données
15. Contribution à la communication interne (affichage, newsletter, intranet)

Mais aussi :

16. Renfort ponctuel auprès du chargé administratif sur les bons de commandes et suivi du budget
17. Projet en cours ou à venir : aide à l’harmonisation du réseau et au classement électronique organisation d’un séminaire STDI Audit auprès des magasins centraux pour réorganiser ceux-ci (niveau du stock, commande, …)

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

Diplôme préparé : BTS – support à l’action managériale ou un équivalent BAC

Savoir-faire

18. Organisation, rigueur et méthodique
19. motivation et envie d’apprendre
20. Secret professionnel et discrétion lié à la RGPD
21. Être à l’aise avec les outils bureautiques

Savoir-être

22. Capacité à travailler en équipe et en autonomie progressive
23. Capacité d’adaptation au contexte et aux contraintes du service public

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !