Assistante de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Placé(e) sous la direction du responsable du Service du Secrétariat Général et Gestion des Ressources Humaines, vous serez chargé(e) de recueillir et de traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de Charente Eaux ; suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l’organisation et ses compétences, en lien avec le responsable de service et le directeur. Missions / conditions d'exercice Chargé(e) du suivi des assemblées
-Conception et mise en œuvre des procédures relatives aux instances de décision (validation, planification des séances) et garantie du respect de ces procédures et des délais.
-Préparation des instances : dossiers, projets de délibération, supports de présentation.
-Gestion des formalités post-séances : délibérations, procès-verbaux, annexes.
-Assister et conseiller les élus et les services sur la réglementation applicable et identifier les instances compétentes selon les questions à traiter (conseils, bureau…).
-Participation à la dématérialisation des actes (numérisation, suivi).
-Réaliser des recherches juridiques sur demande du responsable de service.

L’agent assiste aux instances en dehors des horaires de bureau (temps récupéré).

Chargé(e) de formations
-Recenser annuellement les besoins des formations des agents de la collectivité.
-Assister le responsable de service dans la conception du plan de formation.
-Evaluer le plan de formation et réaliser un bilan annuel.
-Réaliser et alimenter les tableaux de bord permettant le suivi de l’activité.
-Réaliser les inscriptions des agents aux formations auprès des organismes de formation.
-S’informer des évolutions réglementaires et savoir en rendre compte.
-Accueillir et informer les agents sur les préparations, les concours et examens professionnels de la Fonction publique Territoriale.
-Traiter et gérer les frais de formation et les frais de déplacement.

Chargé(e) des ressources humaines
Gestion des temps et des congés via le SIRH :
-Assurer, suivre et contrôler les droits à congés, absences et temps de travail des agents conformément au règlement.
-Être le référent du logiciel SIRH et savoir accompagner les agents sur la gestion des congés.

Gestion des recrutements :
-Rédiger les courriers de recrutement : courriers d'embauche, retours négatifs…
-Publier les offres d'emplois sur la plateforme emploi territorial et suivre leur diffusion
-Assurer la prise de rendez-vous pour les entretiens entre les candidats et les services recruteurs.
-Assurer la gestion administrative des conventions de stage.

Gestion des dossiers d’évaluations professionnelles :
-Planifier et organiser la campagne d’évaluation en lien avec la hiérarchie.
-Assurer la mise en œuvre de la procédure d’évaluation (préparation des fiches d’évaluation, enregistrement et transmission au CDG).
-Assurer le classement des fiches de poste sous la GED et leur mise à jour régulière en lien avec la procédure d’évaluation.
-Participer à la rédaction des fiches de poste.

Gestion des effectifs :
-Maintenir à jour le tableau des effectifs et formalités de saisine auprès du CDG

Sécurité :
-S'engager dans les actions de sécurité en collaboration avec le directeur

Management :
-Contribuer, aux côtés de la hiérarchie, à anticiper et à résoudre les conflits entre collègues Profils recherchés -Vous êtes diplômé(e) de niveau BAC, avec une expérience significative en collectivité avec des missions similaires à celles décrites, telles que le suivi des assemblées, la gestion des formations et la gestion des ressources humaines.
La maîtrise du logiciel SIRH, STELA et de la GED est un plus.
-Connaissance du site internet « Emploi Territorial » et de la plateforme du CNFPT.
-Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, power point…).
-Vous bénéficiez d'une expérience réussie dans ce domaine et avez la notion du service public et de l’intérêt général ;
- Entretenir et actualiser ses connaissances techniques en lien avec son métier.
Vous disposez de connaissances solides en :
-Fonctionnement des collectivités territoriales ;
-Fondamentaux de secrétariat (prise de note, règle d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
-Maîtrise des règles de rédaction administrative.
-Maîtrise du vocabulaire professionnel.
-Maitrise des procédures RH .
-Bonne connaissance du statut de la fonction publique territoriale et de la réglementation de la formation.
Vous êtes en capacité :
-De maîtriser des outils bureautiques (word, excel, powerpoint).
-De maîtriser des logiciels Métier (SIRH, STELA, dématérialisation GED).