Assistant(e) administratif(ve) (f/h)

Vous souhaitez mettre votre expérience au service des jeunes et familles fragilisées ?

Vous voulez rejoindre une organisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail ?

Alors il y a de grandes chances que vous ayez envie de lire la suite…

Ce que nous vous proposons
Situé à Blanquefort (33) dans un cadre verdoyant, à 30 minutes du centre-ville de Bordeaux, la Maison d’enfants MAMiNA Marie accueille et accompagne environ 70 jeunes mineurs non accompagnés (MNA) de 12 à 21 ans dans le cadre de la protection de l’enfance.

L’établissement propose différents types d’accueil et d’accompagnement adaptés aux profils et besoins des jeunes. Une vingtaine de jeunes est hébergée en internat sur Blanquefort et une quarantaine est logée dans des appartements sur la métropole bordelaise.

Vous rejoindrez l'équipe administrative de l'établissement composée de deux assistantes de direction.

Vos missions
Sous la responsabilité du Directeur d’établissement, vos principales missions sont les suivantes :

Missions assistanat de direction:

* Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de l’établissement et les tâches courantes de secrétariat ;
* Vous réceptionnez, organisez et diffusez les informations (courriers, appels téléphonique, mails, notes internes, etc.) ;
* Vous organisez les réunions, l’agenda et les déplacements de l’équipe de direction ;
* Vous rédigez des courriers, comptes rendus de réunions et notes internes de l’établissement, sur des supports numériques ou papiers ;
* Vous participez à l’organisation des opérations de communication internes et externes de l’établissement (événements, semaine de la réussite, etc.).

Missions assistanat activité:

* Vous êtes le point central de la gestion administrative des jeunes pris en charge sur l’établissement : des demandes d’admission au suivi des mesures, jusqu’à leur échéance, vous intervenez à toutes les étapes clés, en soutien constant de l’équipe de direction ;
* Vous assurez la constitution des dossiers administratifs, leur suivi et leur archivage, vous mettez à jour les situations des jeunes et préparez les éléments liés au suivi des effectifs ;
* Vous êtes garant(e) de la qualité des saisies dans les outils de gestion et de la bonne transmission des informations aux organismes partenaires, par le biais des outils informatiques dédiés ;
* Vous maîtrisez l’outil de suivi des jeunes (Parcours 2) et en serez le/la référent(e) sur l’établissement : accompagnement des équipes sur l’outil et lien entre le support et l’établissement ;
* Vous assurez le suivi administratif des dossiers de régularisation et d’accès au séjour des jeunes (constitution des dossiers, dépôts sur les plateformes, suivi des échéances…).