Vos missions en quelques mots Assurer le secrétariat du théâtre et coordonner/transmettre les informations utiles en interne et en externe. Assurer la gestion des mises à disposition du théâtre (hors programmation de la scène conventionnée). Organiser la venue des artistes/compagnies (réserver les hébergements/repas et assurer le lien avec l'équipe technique pour les transports). - Assurer la mise en forme, la gestion et le suivi des pièces administratives (courrier, notes, dossiers, délibérations) dans le respect des procédures dématérialisées (Dotelec, Gecco,). - Assurer l'accueil physique (du pôle administratif) et la gestion téléphonique du service et de la directrice en assurant notamment la médiation téléphonique avec les contacts professionnels. - Gérer l'agenda et les rendez-vous de la directrice et de la vie du service. - Faire le lien entre les différents pôles du théâtre et garantir une circulation fluide de l'information au sein du service et à l'extérieur (autres directions et services/élus/partenaires). - Planifier, organiser et assurer le suivi (rédaction de comptes rendus) des réunions internes. - Veiller à bonne réception des contrats en lien avec le régisseur financier. - Gérer et mettre en oeuvre les clauses d'hébergement, de restauration, les demandes spéciales et répartir les informations sur l'ensemble de l'équipe. - Apporter un soutien aux actions de communication du théâtre. - Commander les affiches des spectacles auprès des compagnies/productions. - Récupérer et centraliser les éléments pour la réalisation de la brochure théâtrale. - Gestion des loges des élus et de toutes les invitations (partenaires et productions). - Gestion du planning du personnel d'accueil. - Participer aux procédures de sécurité de l'établissement. - Gestion des mises à disposition (hors programmation). - Organisation des réceptions (partenaires compris), des goûters d'après-spectacles et des cafés d'accueil lors des réunions (Amis du théâtre et autres). - Représenter la directrice lorsqu'elle est en déplacement lors de réunions importantes pour le service. Profil recherché 1 Renseigner les interlocuteurs ou orienter vers l'interlocuteur compétent 2 Entretenir une culture générale en matière de spectacle vivant 3 Pratiquer la courtoisie en toutes circonstances 4 Entretenir des relations favorables avec les autres services, les partenaires extérieurs, les élus et les usagers 5 Utiliser les outils bureautiques, informatiques et logiciels métiers 6 Mettre à jour, classer, trier, archiver les dossiers 7 Organiser son travail et son temps 8 Etablir une relation de confiance avec le cadre ou l'élu 9 Rendre compte à son supérieur hiérarchique et à ses collègues 10 Mettre en forme tout type de documents 11 Recevoir, filtrer et transmettre les messages 12 Gérer l'agenda, organiser des réunions, et prendre des rendez-vous 13 Effectuer les tâches avec rapidité et dextérité 14 Respecter les processus et circuits de décision, les règles et les procédures internes 15 S'exprimer clairement et correctement à l'oral et à l'écrit 16 Prendre des notes utiles et efficaces 17 Rappeler des informations importantes et transmettre des messages 18 Synthétiser tout type d'information et de document 20 Faire preuve de confidentialité 21 Appliquer scrupuleusement la procédure de sécurité des locaux
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