Secretaire / assistant(e) en cabinet h/f

Description du poste

Au sein d'un cabinet ministériel, le(a) secrétaire assure les fonctions d'assistance pour le compte d'un ou plusieurs conseillers.


A ce titre il (elle) doit notamment :
- assurer l'accueil téléphonique et physique
- gérer l'agenda et mettre à jour le répertoire des contacts
- mettre en forme les supports écrits, constituer des dossiers et archiver
- traiter et suivre les demandes d'audience
- suivre le courrier des ministres dans l'application "ELISE" et les questions écrites dans "E-Paraf".
- assurer l'organisation et la préparation des réunions et des déplacements

Conditions d'exercice particulières

Temps complet - 35 heures hebdomadaires

Les contraintes inhérentes au poste (dont le dépassement horaire) sont compensées par une indemnité de sujétions particulières.

Travail en brigade.
Permanences le samedi et les jours fériés selon les besoins des cabinets.

Ce poste étant soumis à l'obtention de l'habilitation (très secret défense/secret défense/confidentiel défense), le candidat doit être de nationalité française.

Description du profil recherché

- Le(a) candidat(e) devra justifier d'une solide formation et d'une réelle expérience dans le domaine du secrétariat.
- Réactivité et très bonne gestion du stress exigées.
- Formation assurée en interne des applications utilisées dans les cabinets lors de la prise de poste.
- Connaissance de l'anglais serait un plus.


droit à congés annuels par une année civile : 29 jours (après déduction de la journée de solidarité).

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
4. SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress
5. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
6. SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
7. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
8. SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
9. SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
10. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
11. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Spécialisation

Secrétariat, bureautique

Niveau d'expérience min. requis

Débutant