Chargé d'administration scolarité (h/f)

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En tant que Chargé d'administration scolarité, vous contribuez au bon déroulement des activités pédagogiques en assurant un
suivi administratif rigoureux et en accompagnant les étudiants tout au long de leur parcours.
Vous les soutenez dans leurs démarches, en lien étroit avec les équipes pédagogiques, les équipes du Career center et les
partenaires. Vous mobilisez les outils numériques pour optimiser vos activités, produire des supports de qualité et faciliter le
travail collaboratif.
Vous participez à l'amélioration continue des processus ainsi qu'au respect des exigences qualité, notamment dans le cadre des
audits internes. Doté d'un bon sens de l'organisation, d'adaptabilité et d'un esprit d'équipe développé, vous évoluez avec aisance
dans un environnement dynamique et exigeant.

Missions et responsabilités:
Utilisation des outils numériques
- Exploiter les outils numériques pour optimiser son activité et collaborer efficacement avec les autres. Créer et modifier
des documents complexes (tableaux croisés dynamiques, formules avancées dans Excel, présentations interactives dans
PowerPoint).
- Utiliser les outils collaboratifs pour partager des documents, co-éditer en temps réel, et organiser des réunions ou
formations interactives (création de groupes, gestion des fichiers partagés).
- Proposer des améliorations dans l'utilisation des outils existants pour répondre aux besoins de son service ou des
missions transverses.
Développement de l'alternance et des stages
- Accompagner les étudiants dans leur recherche de stage ou d'alternance en identifiant leurs besoins et leurs
compétences.
- Conseiller sur les choix de parcours en fonction des maquettes pédagogiques et des attentes des entreprises.
- Collaborer avec les tuteurs académiques et les responsables de programmes pour adapter l'accompagnement.
- Identifier les difficultés rencontrées par les stagiaires et proposer des solutions.
Processus et Audits Qualité
- Appliquer des procédures administratives en suivant des modèles préétablis.
- Classer et archiver des documents simples sous supervision.
- Connaître les délais et interlocuteurs clés pour les démarches courantes.
- Connaitre et appliquer des procédures qualité standards (ex. : vérification de la conformité des documents, signalement
des non-conformités) sous supervision.
- Préparer des audits qualité internes sur des processus classiques (ex. : admissions, évaluations, services supports).
Indicateurs de performance
- Collecter des données simples pour le suivi des indicateurs de performance (ex. : taux de satisfaction étudiants, délais de
traitement) sous supervision.
- Signaler les écarts évidents par rapport aux cibles.
- Utiliser des outils de suivi pour analyser la progression et la satisfaction des parties prenantes.

Profil:
Adaptabilité
- Prioriser ses tâches en fonction des urgences et des objectifs.
- Gérer des situations imprévues dans son domaine.
- Proposer des ajustements pour optimiser les processus existants.
- Agilité à prendre en main des systèmes d'informations intégrés.
Relations interpersonnelles
- Participer et s'engager dans la réussite collective.
- Proposer son aide au groupe afin de faire progresser un travail collectif.
- Créer les conditions de dialogue, inciter les autres à s'exprimer, montrer les signes verbaux et non verbaux d'intérêt.
- Niveau d'anglais minimum B1.