Gestionnaire de soutenances de thèse h/f

Contexte et missions principales :

La Direction de la Recherche et des études doctorales (DRED) a pour mission d'accompagner l’élaboration et la mise en œuvre de la politique de recherche de l’Université Jean Moulin Lyon 3 ainsi que les activités de recherche et notamment les études doctorales. Elle est l’interlocuteur principal des chercheurs et chercheuses, des directeurs et des directrices d’unités de recherche et d’Écoles doctorales .

Sous la supervision du responsable de pôle, en lien avec les écoles doctorales,et la chargée de mission aux études doctorales et les bibliothèques universitaires :


Organisation des soutenances de thèse

· Accueillir, renseigner, accompagner les doctorants et les directeurs de thèse

· Gérer le courrier, la messagerie

· Traiter les dossiers de demande de soutenance et en vérifier la régularité juridique, administrative et financière

· Gérer la réservation des salles

· Assurer le suivi des différentes étapes de l’organisation des soutenances

· Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données (bases de données internes, plateformes Step et Star, ADUM, SCOLINS), participer à l’analyse statistique en réalisant des extractions

· Mettre en place et alimenter des outils de planification et de suivi, et s’assurer du respect des échéances

· Publier les soutenances de thèse et de HDR sur le site web de l'université

· Préparer et lancer les soutenances de thèse (gestion de l’affichage, préparation des documents de délibération, paramétrage et lancement des visioconférences le cas échéant, réception et information du jury)

· Assurer le traitement des délibérations: attestations de réussite, second dépôt le cas échéant, rapport de soutenance, implémenter les bases de données

· Procéder à l’enregistrement et à l'archivage des pièces administratives

Contribuer à l’amélioration des systèmes informatiques et supports d’information associés aux soutenances de thèse.


Gestion de la diplomation

· Vérifier et stabiliser les données

· S’assurer de la conformité des parchemins

· Imprimer les parchemins

· Alimenter les bases de données internes

· Assurer le suivi des signatures des parchemins

· Assurer la délivrance du diplôme


Appui aux activités du pôle



· Contribuer à l’organisation du prix de thèse

· Appui suivant les besoins au traitement des codirections et cotutelles

· Appui suivant les besoins à l’organisation des soutenances des habilitations à diriger des recherches.