Situé au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.
Assurer le secrétariat des deux directions
Gestion du planning des directeurs et de leurs adjoints
Organisation et pilotage administratif des réunions
Mise en forme des courriers ou des rapports, maîtrise du publipostage sur Microsoft Office
Etroite collaboration avec l'ensemble des équipes des 7 sites de laDOP
Accueil téléphonique et physique
Autres activités d'assistance aux directeurs sur les dossiers
Reporting aux directeurs
Missions spécifiques mécénat
Suivi et gestion des conventions et formulaires de dons
Envoi des reçus fiscaux et CERFA
Contacts téléphoniques avec les donateurs, les services et les partenaires
Soutien à la politique de reconnaissance
Coordination des réunions et comités mécénat
Coordination trimestrielle du renouvellement des posters et flyers mécénat sur les 7 sites
Missions spécifiques DOP
Rédaction des comptes-rendus des réunions DOP bimensuelles
Préparation et suivi des CTI
Missions RH
Organiser l'accueil des nouveaux arrivants de la DOP et de la DRIM
Gérer les formations des 2 directions et les déplacements des cadres des deux directions
Saisie des congés dans Gestime des directeurs et de l'encadrement
Missions logistiques
Organisation des commandes de fournitures, de prestations et des demandes d'interventions auprès du magasin hôtelier, veiller à la tenue des locaux communs
Demande, et suivi, des interventions auprès des services informatiques et auprès des services techniques
Aide ponctuelle à l'équipe du mécénat
Formations et/ou qualifications requises :
- Formation aux techniques de secrétariat (dactylographie, rédaction, classement, organisation)
- BTS Assistant Manager ou équivalent
Savoir-faire requis :
- Excellente orthographe
- Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP
- Très bonnes qualités relationnelles
- Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative, autonomie
- Sens de l'organisation, rigueur et efficacité
- Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit
Connaissances associées :
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels.
- Application Doodle pour l'organisation des réunions et de Teams
- Logiciel Gestime (gérer les absences des collaborateurs des deux directions)
- Logiciel SAP pour effectuer les commandes
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