Vos missions en quelques mots Le titulaire du poste sera placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable su service coordination administrative, financière et accueil. Il sera en charge de contribuer à la fluidité de traitement des tâches administratives et à l’élaboration et exécution du budget. 1. Contribuer à la fluidité de traitement des tâches administratives et récurrentes : • Organiser et mettre à jour des répertoires transversaux partagés (enregistrement des documents dématérialisés) ; • Mettre à jour les organigrammes fonctionnels nominatifs ; • Mettre à jour des procédures et modes opératoires existants / Concevoir de nouvelles procédures et modes opératoires ; • Participer à la conception de tableaux de bord de gestion administrative et financière et mise à jour de ces outils ; • Participer aux travaux de mise en place des nouveaux outils de gestion administrative (documentation, courrier…) ; • Participer aux travaux du Service d'appui au pilotage de la DGADEI ; • Assurer le recensement annuel des aides et subventions attribuées par la direction ; • Assurer le recensement annuel des aides d'État ; • Participer au suivi des indicateurs financiers et des indicateurs d'évaluation des dispositifs : mise à jour, collecte et capitalisation des données ; • Assurer la coordination des travaux d'archivage de la direction (référente Archivage) ; • En l'absence de la Responsable du service : ◦ Procéder à la vérification de la conformité des projets de rapport à la Commission Permanente et visa ; ◦ Procéder à la vérification de la conformité des courriers et visa. 2. Contribuer à l’élaboration et à l’exécution budgétaire : • Participer à la planification des prévisions budgétaires et à l’élaboration du budget dans le respect du calendrier ; • Assurer la mise à jour mensuelle du plan prévisionnel de mandatement (PPM) en lien avec les services et la saisie dans le logiciel financier ; • Effectuer les demandes d’intervention sur les SI financiers (ASTRE GF, MAFATE, MANTY…) ; • Mettre à jour les habilitations des logiciels financiers ; • Assurer le suivi des factures, des mandats et des titres de recettes (dont recouvrements) ; • Gérer les demandes de virement de crédits de paiement du budget de la direction ; • Vérifier la conformité des certificats de service fait des liquidations de dépenses ; • Vérifier les demandes de validation de liquidations sur ASTRE GF, valider les liquidations, faire le pré-mandatement ; • Assurer un appui ponctuel et exceptionnel aux utilisateurs pour les logiciels de gestion financière MAFATE et ASTRE GF. Profil recherché • Très bonne connaissance de la comptabilité publique ; • Connaissance de la comptabilité privée appréciée, notions de droit public ; • Connaissances de la réglementation Européenne appréciée ; • Bonne connaissance de l’organisation administrative des collectivités ; • Connaissance des dispositifs d’intervention de la collectivité et des procédures de gestion appréciée ; • Maîtrise de l'outil bureautique (libre office, pack office, notamment tableur Excel) ; • Connaissance des logiciels métiers de la collectivité appréciée ; • Aptitude à rédaction administrative ; • Aptitude à l'expression orale ; • Aptitude à l'analyse et à la synthèse de données ; • Aptitude à s'adapter et à s'organiser rapidement ; • Disponibilité et autonomie ; • Rigueur et organisation ; • Esprit d'équipe, polyvalence, conscience professionnelle ; • Sens du devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.
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