Gestionnaire administrative f/h

Informations générales Organisme de rattachement Aix Marseille Université Référence 2025-2116914 Date de début de diffusion 26/11/2025 Date de parution 26/11/2025 Localisation Marseille Intitulé long de l'offre Gestionnaire administrative F/H Date limite de candidature 17/12/2025 Employeur Aix-Marseille Université Nature du contrat CDD d'1 an Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Relation à l'usager - Secrétaire Statut du poste Vacant Intitulé du poste Gestionnaire administrative F/H Descriptif de l'employeur Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk Descriptif du service Au sein de l'INSPE sur le campus de Saint-Jérôme, la personne recrutée sera placée sous l’autorité du responsable du Bureau du service des formateurs. La personne recrutée aura pour mission principale d’assurer : La saisie et le suivi des heures de service des enseignants intervenant dans le cadre du Master MEEF au sein d’ARES (application de recensement des enseignements et services). Le suivi des évolutions de rémunération des agents contractuels de l’INSPE conformément à la Charte AMU. Le suivi des évolutions de la masse salariale sur ressources propres. Description du poste Activités principales : - Assurer le suivi des heures de service des enseignants de l’INSPE : paramétrage d’ARES en fonction des données Apogée et des répartitions transmises par les responsables de parcours. - Suivre les heures d’enseignement des formateurs de terrain mis à disposition par le Rectorat (1er et 2nd degré). - Gérer les dossiers administratifs liés aux demandes de création de comptes AMU pour les personnels non gérés par l’établissement (comptes hébergés). - Vérifier les heures effectuées par les enseignants de l’INSPE et d’AMU dans le cadre du Plan Académique de Formation : contrôle des saisies ARES avec les tableaux de bord fournis par le pôle formation et la DAFIP, en lien avec les chargés de mission. - Suivre les heures d’enseignement du tronc commun saisies par les responsables d’équipes, et vérifier la cohérence avec le tableau de bord du chargé de mission. - Accuser réception des demandes de recrutement des chargés d’enseignement vacataires (environ 100 en 2024/2025) sur les budgets de l’INSPE ; constituer les dossiers (collecte des pièces, saisie ARES, notices de rémunération) en lien avec les responsables de parcours. - Saisir les primes (régime indemnitaire des enseignants-chercheurs, primes de charge administrative, primes de responsabilité pédagogique) et les équivalences de service, en lien avec le directeur adjoint en charge des heures de service. - Élaborer les notices de rémunération des heures complémentaires. - Gérer les demandes d’autorisation de cumul. - Assurer la continuité du service en cas de besoin. - Alimenter et actualiser un tableau de bord relatif aux évolutions de rémunération des agents contractuels de l’INSPE (budget État et ressources propres). Conditions particulières d'exercice Des pics d’activité peuvent survenir en fonction des périodes de saisie ou de clôture des campagnes de service et de rémunération. Descriptif du profil recherché Compétences requises : - Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique - Connaissances générales en gestion des ressources humaines - Droit public - Fonctionnement des administrations publiques - Organisation d’Aix-Marseille Université Organisation de l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation (INSPE) - Appliquer les dispositions réglementaires - Gérer et planifier son activité dans un calendrier complexe - Analyser les demandes et y répondre de manière adaptée - Communiquer avec clarté et pédagogie - Maîtriser les outils bureautiques, de communication électronique et les logiciels spécifiques à l’activité - Travailler en équipe - Rendre compte de son activité - Maîtriser les techniques de secrétariat (courriers, classement, téléphonie, gestion de dossiers) - Rigueur et fiabilité - Sens de la confidentialité - Méthode et précision - Capacité d’adaptation - Aptitude au dialogue et à la communication - Disponibilité Temps plein Oui Informations complémentaires Informations complémentaires Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé : - Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail) - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail Télétravail possible Non Management Non Localisation du poste Europe, France, Provence-Alpes-Côte-D'Azur, Bouches du Rhône (13) Géolocalisation du poste 52 Avenue Excadrille Normandie-Nièmen 13013 Marseille Lieu d'affectation (sans géolocalisation) l'Institut National Supérieur du Professorat et de l'Éducation (INSPE) Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 4 Baccalauréat Niveau d'expérience min. requis Confirmé Compétences attendues - Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique - Connaissances générales en gestion des ressources humaines - Droit public - Fonctionnement des administrations publiques - Organisation d'Aix-Marseille Université Organisation de l'Institut National Supérieur du Professorat et de l'Éducation (INSPE) - Appliquer les dispositions réglementaires - Gérer et planifier son activité dans un calendrier complexe - Analyser les demandes et y répondre de manière adaptée - Communiquer avec clarté et pédagogie - Maîtriser les outils bureautiques, de communication électronique et les logiciels spécifiques à l'activité - Travailler en équipe - Rendre compte de son activité - Maîtriser les techniques de secrétariat (courriers, classement, téléphonie, gestion de dossiers) - Rigueur et fiabilité - Sens de la confidentialité - Méthode et précision - Capacité d'adaptation - Aptitude au dialogue et à la communication - Disponibilité Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 01/12/2025 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) job-ref-xplna46ily@emploi.beetween.com