Assistant de direction f/h

Description de la mission

Le secrétariat de la présidence direction générale est composé de deux assistants ou assistantes, dont lune est plus spécifiquement chargée de lassistanat de la présidence et lautre de celui de la direction générale. Un travail collaboratif est cependant attendu, notamment en cas dabsence de lun ou lune des deux. Placé ou placée sous lautorité hiérarchique du Président ou de la Présidente, vous prenez en charge son assistanat. Vous assurez le suivi et le traitement de certains dossiers gérés par la présidence et prenez notamment en charge les activités suivantes :

Activités liées à la gestion des agendas et à lorganisation des réunions :

1. gérer lagenda du Président ou de la Présidente et prendre en charge lorganisation de ses déplacements ;
2. planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, séminaires, colloques et les projets pilotés par la présidence direction générale.

Activités liées à la communication et à la diffusion de linformation :

3. assurer une réponse et transmettre les messages, en français comme en anglais, en prenant en compte le caractère durgence, orienter les correspondants et correspondantes et transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes ;
4. concevoir et mettre en forme des supports de réunions ;
5. rédiger divers documents (compte-rendu de réunion, relevés de décisions, courriers administratifs, etc.).

Activités liées au suivi de lactivité et au fonctionnement de la Présidence direction générale :

6. gérer le courrier entrant (enregistrement, diffusion, suivi de la réponse à apporter) et contribuer, en lien avec la direction des systèmes dinformation, à la réflexion dun passage à une gestion électronique du courrier avec un logiciel ad hoc ;
7. gérer le suivi de validation et de signature des parapheurs et e-parapheurs ;
8. assurer le suivi de documents budgétaires simples, de tableaux de bord, détats liés à la gestion du personnel et de documents administratifs ;
9. instruire des dossiers (compilation de documents et rédaction de synthèses) ;
10. gérer les abonnements, les fournitures de bureau, les demandes de badges, de cartes, etc.

Activités liées à larchivage et au classement des documents :

11. procéder au classement de la documentation ;
12. organiser larchivage des documents le cas échéant.

Vous pouvez être amené ou amenée à :

13. assurer, lorsquelle est absente, lintérim de lassistante de direction de la directrice générale déléguée et de son adjoint ;
14. établir des commandes et en assurer le suivi ;
15. assurer le suivi de marchés relevant de la présidence direction générale ;
16. former de nouveaux ou de nouvelles collègues sur le poste de travail.

Des activités rédaction de courriers, recherches documentaires, constitution de dossiers - peuvent également être assurées en appui au chargé ou à la chargée de mission de la présidence direction générale, qui supervise la gestion du secrétariat.

Profil

La Formation et lexpérience professionnelle :

Titulaire dun diplôme dassistanat de direction/assistant ou assistante manager et/ou de gestion, vous disposez de plusieurs années dexpérience professionnelle sur un poste dassistanat auprès de dirigeants et dirigeantes.

Les compétences, savoir-faire et savoir-être :

17. Bonnes qualités rédactionnelles et excellente maîtrise de lorthographe.
18. Bonne maîtrise de langlais écrit et oral.
19. Bonne maîtrise des outils bureautiques usuels (pack office, Outlook) et de navigation sur le web.
20. Connaissance de lorganisation, du fonctionnement et des procédures administratives de l'établissement.
21. Aptitude au travail avec de nombreux interlocuteurs et interlocutrices.
22. Sens du service et de la facilitation.
23. Autonomie dans lorganisation et rigueur de méthode.
24. Bonne capacité à gérer les priorités et à anticiper les situations.
25. Grande discrétion dans le travail et sens de la confidentialité.

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