Assistant(e) du maire et du directeur de cabinet f/h

CONTEXTE

A proximité immédiate de Lyon et très bien reliée à son centre-ville par le tramway, la ville de Bron fait partie des dix plus importantes communes de la métropole lyonnaise. La ville bénéficie d’ailleurs de la présence sur son territoire de nombreux équipements métropolitains tels que l’IDEF ou l’hippodrome de Parilly. En vue de servir ses 43 427 habitants, la ville peut s’appuyer sur le savoir-faire de 620 agents permanents.

Placé(e) sous l’autorité du Directeur de Cabinet, l’assistant(e) assure un appui administratif, organisationnel et logistique au service à la fois de Monsieur le Maire et du Directeur de Cabinet.
Il/elle joue un rôle d’interface entre le Cabinet, les élus, les services de la collectivité et les partenaires extérieurs.
A ce titre, il/elle gère l’organisation, la communication, l’information, l’accueil, le suivi et le classement des dossiers, et participe par son savoir-être à la qualité de l’image de la collectivité.

MISSIONS
Missions principales :

• Assistance et gestion des agendas du Maire et du Directeur de Cabinet :
- Gérer, tenir à jour et arbitrer les agendas en fonction des priorités
- Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements
- Préparer et transmettre les dossiers nécessaires aux rendez-vous et réunions
- Transmettre les messages et assurer le lien entre les interlocuteurs

• Accueil physique et téléphonique du Cabinet :
- Recevoir, filtrer et orienter les appels, messages et visiteurs
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers le service ou la personne compétente
- Veiller à la qualité de l’accueil et à l’image du Cabinet

• Suivi administratif et gestion des dossiers :
- Assurer le suivi des dossiers : préparation, convocations, présentations, comptes rendus, relances
- Réceptionner, enregistrer, traiter et suivre les courriers et courriels (entrants et sortants)
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers, papier et dématérialisés
- Assurer le suivi administratif de la politique du Maire en matière de proximité, de visites de terrain et de valorisation des actions de la ville et de ses partenaires

• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
- Prendre des notes et rédiger tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus)
- Réaliser la saisie et la mise en forme de documents de formes et de contenus divers
- Élaborer et tenir à jour des tableaux de bord et outils de suivi

• Organisation de réunions et d’événements protocolaires :
- Assurer l’organisation logistique des réunions et manifestations
- Établir et transmettre les convocations
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Participer à l’organisation des différents événements protocolaires

Missions occasionnelles – Appui aux élus :
- Organiser les déplacements (réservation des billets et de l’hôtel, établissement des frais de déplacement)




PROFIL
Titulaire d’une formation supérieure de niveau Bac +2 dans les domaines de l’assistanat de direction, vous disposez d’une solide expérience sur un poste similaire.

Savoirs :
- Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et des compétences des collectivités locales
- Connaissance des circuits et procédures administratifs
- Connaissance du rôle et du fonctionnement des partenaires institutionnels

Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie, internet)
- Solides capacités rédactionnelles et de synthèse
- Capacité à gérer les priorités et l’urgence
- Capacité à organiser, planifier et anticiper

Savoir-être :
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Sens de l’organisation, de l’anticipation, réactivité, efficacité et rigueur
- Sens de l’écoute, du dialogue, bon relationnel et diplomatie
- Esprit d’initiative et force de proposition
- Autonomie, polyvalence, capacité d’adaptation et grande disponibilité

CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieux de travail : Hôtel de Ville, Place de Weingarten, Bron 69500
Rythme de travail : 37h00 (4,5 jours travaillés pour 1 semaine ou 9 jours travaillés pour 2 semaines + 12 RTT).
Grande disponibilité, flexibilité des horaires liée à l’agenda des élus et aux événements (réunions et manifestations pouvant se tenir en soirée ou le week-end)

Avantage :

- Rémunération : rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annelle
- Comité du personnel : animations et cadeaux pour les enfants / voyages / place de cinéma / parcs de loisirs / chèques vacances...
- Prise en charge partielle des mutuelles santés labellisées et de prévoyances
- Carte de Médiathèque
- Transport en commun : Participation à hauteur de 75 %
- Prime mobilité durable jusqu' 300 €




À proximité immédiate de Lyon et très bien relié à son centre-ville par le tramway, la ville de Bron fait partie des dix plus importantes communes de la métropole lyonnaise. La ville bénéficie d’ailleurs de la présence sur son territoire de nombreux équipements métropolitains tels que l’IDEF ou l’hippodrome de Parilly. En vue de servir ses 43 427 habitants, la ville peut s’appuyer sur le savoir-faire de 620 agents permanents.