Accueil / standard (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Pour agent administratif / agent d'accueil les missions sont : A l'accueil :
§ Être présent derrière la banque d'accueil § Renseigner aux patients et visiteurs
§ Facilité l'enregistrement du patient (Remettre un ticket de file d'attente pour les consultants, informer sur le fonctionnement des consultations...)
§ Informer sur le fonctionnement de l'hôpital en remettant si nécessaire les documents adéquats
§ Rechercher les correspondants en assurant la qualité du transfert tant auprès du service que du patient (pour les patients hospitalisés comme pour le personnel de l'établissement)
§ Veillez à la bonne tenue du hall d'accueil (propreté, ambiance, gestion des conflits...) y compris des zones proches § Accompagner les clients en difficultés (mobilité réduite, aveugle...)
Au Standard :
§ Prendre en charge rapidement tous les appels téléphoniques (Pas plus de 3 sonneries)
§ Commencer les appels par une formule de politesse
§ Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs externes et les membres internes à l'hôpital
§ Assurer le transfert des appels vers les services concernés
§ Apporter une solution quel que soit la nature des demandes exprimées
§ Conclure les appels par une formule de politesse
Porterie :
§ Gestion des fax arrivés : classement par priorité et signalement des sujets urgents aux cadres ou administrateurs de garde et renvoi des documents non urgent par courrier interne
§ Prendre en charge rapidement tous les appels téléphoniques (Pas plus de 3 sonneries)
§ Commencer les appels par une formule de politesse
§ Assurer le transfert des appels vers les services concernés
§ Apporter une solution quel que soit la nature des demandes exprimées
§ Conclure les appels par une formule de politesse
§ Participation aux opérations de relation publique
§ Collaboration aux tâches de secrétariat et de porterie : gestion des accès barrières et parking avec interphone

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoir- être : § Avoir l'esprit d'équipe, savoir faire preuve d'entraide et de collaboration entre les services supports § Sens de l'écoute, autonome et disponibilité
Savoir-faire :
- Bon contact avec tous les publics
Savoir développer un esprit positif « le sourire »
- Capacité à gérer ses émotivités
- Facilité d'expression orale
- Savoir se positionner
- Initiatives
- Autonomie
- Disponibilité
- Dynamisme
- Respecter le secret professionnel