Vos missions en quelques mots Encadrement (oui ou non) : NON Activités principales : L’assistant(e) assiste l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail. Il/Elle a pour activité principale : - Accueil, filtrage et orientation des communications téléphoniques et l’organisation des rendez-vous téléphoniques - Accueil physique des visiteurs - Gestion de l’organisation quotidienne du travail du chef de la division et de son adjoint - Signalement et orientation des urgences - Gestion de la planification collective, des agendas et de l’organisation des réunions - Préparation des réunions organisées par l’échelon direction - Participation à la circulation de l’information au sein de la division des cabinets - Mise à jour des répertoires téléphoniques - Constitution des fonds de dossiers, rédaction des projets de courrier et des comptes rendus, traitement de texte - Suivi du processus d'habilitation des personnels des cabinets ministériels et de la Division des cabinets - Suivi de la réintégration des matériels informatiques à l'issue des remaniements ministériels - Etablissement et suivi des cartes de membres de cabinet - Participation à la gestion des courriers des élus et des particuliers, relecture des projets de réponses et enregistrement des courriers dans l’application Pegase - Classement (papier ou numérique) et archivage des dossiers - Participation à la tenue des tableaux de bord d’activité de la division et à la gestion des outils partagés et suivi des échéanciers Activités annexes (7) : L’assistant(e) joue un rôle de coordination avec les différentes composantes de la division et apporte un appui ponctuel à d’autres missions de la division. L’assistant(e) peut se voir confier par l'échelon direction tout autre dossier transverse à la Division. Profil recherché E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine. M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat. A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements. N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…) Connaissances : Connaissance des thématiques traitées par la Division des cabinets : M Connaissance de l'environnement institutionnel et administratif : M Connaissance des enjeux du secteur : M Technique de communication : M Rédaction administrative : E Connaissance des régles, protocoles et procédures en vigueur : M Connaissance des outils bureautiques et informatiques :M Techniques de secrétariat : E Savoir-être : Indiquez au moyen de en fonction des attentes Sens du service public Capacités d'organisation et d'autonomie Sens de l'écoute et du dialogue Travailler en équipe Faire preuve de rigueur Faire preuve d'initiative et savoir rendre compte Sens de l'analyse et de la synthèse Sens de la confidentialité Réactivité Savoir-faire : Contrôler l'orientation des courriers et les projets de réponse - M Rédiger - E Analyser et synthétiser - E Faciliter la production des projets de réponse - E Planifier et organiser - M Anticiper - M Conseiller et soutenir (rôle) - M Utiliser les outils spécifiques à l'activité - M Maîtriser les procédures et les règles en vigueur et vieller à leur application - M Utilisation de Word et des moyens de communications (messagerie, Internet, Pégase…) : M S'adapter aux différents interlocuteurs - M Filtrer et orienter les informations - M Localisation Localisation : 14 avenue duquesne Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter Monsieur QUEYRON Guillaume (Sous-directeur, Responsable de la division des cabinets) Monsieur BOHEME Jean-Paul (Adjoint au Sous-directeur, Responsable de la division des cabinets)
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