Vos missions en quelques mots L'agglomération Paris Saclay recrute dans le cadre d'une création de poste au sein de la direction des Mobilités, son futur assistant administratif et financier H/F, basé à Orsay. Il aura en charge : - le secrétariat de la direction - la gestion des crédits Mission 1 : Secrétariat administratif de la direction : • Gérer les agendas du directeur et des agents de la direction, • Organiser des réunions internes et externes pour les agents de la direction : préparer et diffuser les ordres du jour, préparer les salles de réunion, prévoir les outils nécessaires (informatique, …), • Assurer le respect des délais de transmission de documents avant les réunions, • Enregistrer, traiter, diffuser et suivre le courrier de la direction, • Suivre les notes émises par les agents de la direction envers la direction générale et le cabinet, • Participer aux réunions de la direction et à la communication interne, • Rédiger des courriers, rapports, comptes-rendus, • Rechercher et diffuser des informations (veille documentaire), • Mettre à jour le planning de congés de la direction, • En lien avec le service des Assemblées, assurer le respect des échéances par les agents de la direction pour les instances institutionnelles, • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques (en particulier les demandes liées aux services de mobilité vers la chargée des relations usagers) et réorienter les courriers informatiques. Mission 2 : Gestion des crédits de la direction des mobilités • Mettre à jour l’outil de suivi budgétaire pour les activités de la direction des mobilités, • Suivre et contrôler l'exécution budgétaire en lien avec la responsable budgétaire du pôle et le directeur, • Saisir et contrôler des bons de commandes, engagements en dépenses, • Rapprocher les factures réceptionnées, • Veiller au calendrier budgétaire et à la consommation des crédits, • Assister la direction dans la préparation budgétaire, • Effectuer les bilans financiers et administratifs. Profil recherché • Diplôme requis : Bac pro à Bac 2 type secrétariat/assistanat, gestion PME/PMI. • Expérience requise sur le poste : 2 ans d’expérience sur un poste similaire. La connaissance de la fonction publique territoriale est un atout. • Niveau d’expertise attendu sur le poste : expérimenté / confirmé.
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