Cdd gestionnaire administratif et financier des formations (f/h)

DESCRIPTIF DU POSTE L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et solidaire et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international. Avec un effectif moyen de près de 500 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (2000 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support. Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation. Elle s’est engagée depuis septembre 2023 et avec l’ensemble de ses parties prenantes, dans une démarche pour élaborer son nouveau plan stratégique, Ponts Ambition 2030, avec l’ambition de devenir un centre de recherche et de formation de niveau international sur les questions de transition écologique, poursuivant et amplifiant une longue histoire au service des transitions qui ont traversé les sociétés à l’échelle globale. L’École nationale des ponts et chaussées est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Présentation générale de la Direction de la scolarité et des moyens : La Direction de la scolarité et des moyens, est engagée dans une démarche de préfiguration, afin de préparer une organisation cible plus lisible, plus robuste et mieux adaptée aux enjeux actuels de l’École. Cette évolution s’inscrit dans un contexte marqué par plusieurs transformations: • la croissance des effectifs étudiants et la diversification des profils accueillis ; • le déploiement du nouveau système d’information Auriga qui fait évoluer en profondeur les processus de scolarité ; • le contexte budgétaire invitant à construire une organisation plus efficace et fondée sur une allocation responsable et rigoureuse des moyens ; • l’évolution des missions des RACA, appelés à concilier leurs responsabilités académiques avec un investissement significatif dans leurs activités de recherche. Enfin, cette préfiguration permettra d’accompagner les chantiers à venir : évolution de la formation d’ingénieur, renforcement de l’expérience étudiante et intégration des dynamiques portées par IP Paris. Les fiches de poste ci-après traduisent cette organisation appelée à se consolider progressivement au fur et à mesure de sa mise en œuvre par la Direction de la scolarité et des moyens. Poste rattaché au responsable du pôle gestion financière au sein du service administratif et budgétaire de la Direction de l’Enseignement, de la Scolarité et des Moyens. Vos missions : Le ou la gestionnaire administratif et financier assure le suivi administratif et financier des activités de formation portées par la Direction de l’Enseignement. Il ou elle met en œuvre les opérations de gestion budgétaire et financière nécessaires au fonctionnement des formations, notamment en matière de dépenses, de recettes, de commandes. Le poste contribue à la fiabilité des opérations de gestion, à la bonne exécution des procédures administratives et au respect des délais de traitement des dossiers. Dans le cadre de la préfiguration, le périmètre des missions pourra évoluer afin d’accompagner la mise en place progressive des nouveaux services et pôles. Gestion des opérations financières : • Assurer les opérations d’engagement et de liquidation des dépenses liées aux activités de formation. • Émettre les commandes nécessaires au fonctionnement des formations et assurer le suivi des demandes d’achat. • Demander les devis nécessaires à la réalisation des achats et vérifier la conformité des pièces administratives. Suivi des recettes liées aux formations : • Assurer les opérations de gestion financière liées aux recettes générées par l’offre de formation initiale et continue. • Participer au suivi des conventions et des dispositifs générant des recettes pour les formations. Suivi des livraisons et services faits : • Assurer la constatation physique et informatique des livraisons et des services faits. • Vérifier la conformité des prestations réalisées et assurer la validation administrative correspondante. Gestion administrative et financière des missions • Assurer le suivi administratif et financier des déplacements et missions des intervenants et des personnels impliqués dans les formations. • Vérifier la régularité administrative, juridique et financière des ordres de mission et des remboursements associés. Suivi budgétaire et alimentation du système d’information : • Alimenter le système d’information budgétaire et financier de l’établissement (ELAP) à travers les actes de gestion nécessaires. • Contribuer à la mise à jour des outils de suivi permettant de suivre les dépenses, les recettes et l’exécution du budget. Gestion des achats courants et des fournitures : • Centraliser les demandes de fournitures nécessaires au fonctionnement de la Direction de l’Enseignement. • Assurer le suivi des commandes de fournitures et veiller à la bonne gestion des stocks. • Organiser les commandes en lien avec les procédures d’achat de l’établissement et assurer le suivi des livraisons. Renfort ponctuel aux activités de la Direction de l’Enseignement : • Apporter un renfort ponctuel à d’autres services ou pôles de la Direction de l’Enseignement en cas de pic d’activité ou d’absence, afin d’assurer la continuité du service. PROFIL RECHERCHÉ Poste de catégorie B. Fonctionnaire ou contractuel (CDD), possibilité d’accueil en détachement. Compétences techniques : • Connaissance des procédures administratives et financières d’un établissement public. • Maîtrise des outils bureautiques. • Capacité à utiliser un outil de gestion budgétaire et financière (ELAP). • Connaissance des règles administratives relatives aux achats, aux commandes et aux missions. • Connaissance des procédures administratives liées aux recettes et aux dépenses des activités de formation. Compétences organisationnelles : • Rigueur dans le traitement des dossiers administratifs et financiers. • Capacité à suivre simultanément plusieurs dossiers et à respecter les échéances. • Capacité à organiser et à prioriser les activités en fonction des contraintes du service. • Capacité à assurer un suivi fiable des opérations administratives et financières. Compétences relationnelles : • Capacité à travailler en relation avec des interlocuteurs variés (responsables de formation, intervenants, services administratifs). • Qualités relationnelles et sens du service. • Capacité à communiquer de manière claire et à rendre compte de son activité. • Capacité à travailler en équipe et à contribuer au bon fonctionnement du service. Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.