La Ville de Chaumont et l’Agglomération recherchent un Chargé de la Vie Institutionnelle Communautaire et Municipale rigoureux, organisé et attentif aux détails, prêt à devenir l’un des rouages essentiels du fonctionnement démocratique de la collectivité. Derrière chaque conseil municipal, chaque conseil communautaire et chaque décision importante se cache un travail de préparation minutieux, de coordination et de suivi. Vous serez l’un des garants de cette organisation.
Qui sommes-nous ?
L’agglomération de Chaumont est une institution dynamique et engagée, située en Haute-Marne, dans la région Grand Est. Composée de 63 communes et forte de près de 45 000 habitants.
L'agglomération de Chaumont a pour missions principales la gestion de l'eau et de l'assainissement, la collecte et le tri des déchets, ainsi que le développement économique et touristique, tout en veillant à l'amélioration du cadre de vie et à la cohésion sociale. Elle s'occupe également de l'urbanisme, de l'éducation, de l'habitat et de l'action sociale pour répondre aux besoins de ses 63 communes.
Bien desservie par les autoroutes et les lignes ferroviaires, l'agglomération de Chaumont est facilement accessible depuis Paris, Lyon, Nancy et Reims.
Venez découvrir ce territoire attachant et ses nombreuses opportunités !
Votre mission au quotidien :
Intégré au sein de la Direction Générale des Services et placé sous l’autorité du Responsable du service Vie Institutionnelle, vous participerez directement au bon fonctionnement des instances décisionnelles de la Ville de Chaumont et de l’Agglomération. Votre activité se répartira entre les deux collectivités, avec une intervention à hauteur de 70 % pour la Ville et de 30 % pour l’Agglomération.
Votre rôle débutera bien avant la tenue des séances. Vous serez chargé de la préparation complète des conseils municipaux, conseils communautaires, commissions et autres instances décisionnelles. Vous élaborerez les calendriers prévisionnels, assurerez la coordination avec les différents services, suivrez les échéances et veillerez à ce que chaque dossier soit transmis dans les délais impartis.
Vous participerez également à toute l’organisation logistique nécessaire au bon déroulement des réunions. Réservation des salles, préparation des espaces, vérification des équipements techniques, gestion des convocations et diffusion des dossiers feront partie de votre quotidien. Votre sens de l’anticipation permettra aux élus et aux services de travailler dans un cadre parfaitement préparé.
Lors des séances, vous serez présent pour assurer un accompagnement opérationnel et administratif essentiel. Vous veillerez au respect des procédures, au contrôle des présences, à la gestion des procurations, à la vérification du quorum ainsi qu’au bon déroulement des votes et des signatures. Vous serez un véritable point d’appui pour les élus, les directions et les secrétariats concernés.
Une fois les décisions prises, votre mission se poursuivra avec le suivi administratif et réglementaire des actes. Vous finaliserez les délibérations conformément aux décisions adoptées, contrôlerez leur conformité, assurerez leur transmission aux services compétents et veillerez à leur caractère exécutoire. Vous participerez également à la rédaction et à la diffusion des procès-verbaux ainsi qu’à la tenue des registres officiels.
Vous contribuerez activement au suivi de la composition des différentes instances. Lorsqu’un élu est installé, lorsqu’une démission intervient ou lorsqu’une modification doit être prise en compte, vous réaliserez les démarches nécessaires en lien avec les services concernés afin de garantir la parfaite actualisation des documents institutionnels.
Ce poste vous permettra également de participer à plusieurs projets structurants pour la collectivité. Vous serez associé à la modernisation et à la dématérialisation des procédures administratives, à l’amélioration continue des outils utilisés par le service ainsi qu’à l’harmonisation des pratiques rédactionnelles. Vous contribuerez notamment à optimiser l’utilisation du logiciel ACTES OFFICE et à faire évoluer les méthodes de travail afin de gagner en efficacité et en fluidité.
Vous rejoindrez une équipe engagée dans laquelle l’entraide occupe une place importante. Selon les besoins, vous pourrez intervenir en soutien de vos collègues afin d’absorber les pics d’activité et garantir la continuité du service.
Profil
Vos compétences utiles :
Vous possédez une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des instances délibérantes et des mécanismes de l’intercommunalité. Vous comprenez les enjeux liés à la préparation et au suivi des actes administratifs et vous appréciez les environnements où la précision et la fiabilité sont essentielles.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l’aise avec la rédaction de documents administratifs, la prise de notes et la mise en forme de contenus institutionnels. Votre capacité à produire des écrits clairs, structurés et rigoureux constitue un véritable atout.
Vous savez gérer les priorités, respecter des échéances parfois contraignantes et conserver votre sang-froid dans les périodes d’activité intense. Votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre discrétion professionnelle vous permettent de travailler sur des dossiers sensibles avec sérieux et confidentialité.
Vous appréciez le travail en équipe et savez collaborer avec des interlocuteurs variés, qu’il s’agisse d’élus, de directeurs, de responsables de services ou de partenaires extérieurs. Votre capacité d’adaptation et votre réactivité vous permettront de vous épanouir pleinement dans cette fonction.
Le permis B constitue un atout apprécié dans le cadre de certaines missions.
Informations contractuelles
Vos avantages :
À l'agglomération de Chaumont, les agents bénéficient d'une politique de ressources humaines dynamique et attractive, garantissant des conditions de travail équitables et stimulantes.
Développement de carrière :
Nous offrons des formations, une communauté managériale, une analyse des pratiques professionnelles et de nombreuses opportunités de mobilité interne.
Politique salariale et avantages :
Les agents bénéficient de primes, d'une participation pour souscrire à une prévoyance et une assurance maladie complémentaire.
Avantages sociaux et communautaires :
Le comité d’action sociale permet d'accéder à divers services et réductions.
Bien-être :
Des activités sportives et culturelles sont organisées le midi et en fin de journée pour favoriser le bien-être de nos agents.
Flexibilité et équilibre travail-vie privée :
Nous soutenons le télétravail, la récupération et proposons des horaires de travail flexibles.
Cet ensemble d'avantages met en lumière l'engagement de l'agglomération de Chaumont à créer un environnement de travail valorisant, où le bien-être et le développement professionnel de chacun sont des priorités.
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