Assistant de direction et office manager f/h

QUI SOMMES-NOUS ?

S3NS est né du partenariat industriel entre Thales, leader mondial de la cyber sécurité, et Google Cloud, leader mondial des solutions cloud. Nous avons pour ambition d’offrir le meilleur des deux mondes à l’ensemble des organisations soucieuses de protéger leurs données sensibles (institutions publiques, OIV, OSE…). C’est-à-dire une solution équivalente à Google Cloud Platform (incluant à la fois les services IaaS et PaaS de GCP) et respectant les exigences du label SecNumCloud.


Une première offre, ‘Contrôles locaux avec S3NS’, est déjà disponible depuis février 2023 pour permettre à nos clients de bénéficier d’un premier niveau de transparence et contrôles additionnels, et d'accélérer la trajectoire vers le cloud de confiance.

Entantqu'Assistant de Direction et Office Manager F/H,vosmissionsserontvariéeset essentiellesaubonfonctionnementdel'entreprise:

SupportàlaDirection(Assistant de Direction) :

1. Gestiond'agendascomplexes:Organiseretoptimiserlesemploisdutemps du ComitédeDirectiondeS3NS,incluantlaplanificationderéunionsinterneset externes(auseindeThales,avecGoogleCloudetaveclesclientset partenaires, souventauniveauCXO),

2. Préparationdesréunions:réservationdessalles,delalogistique,

3. Organisationdedéplacements:Coordonneretaideràlaréservationdesvoyages d'affairesenoptimisantlesitinérairesetlescoûts,

4. Communication:assurerunecommunicationfluideaveclesinterlocuteurs internesetexternes.

GestionduBureau(OfficeManager)

5. Gestiondel'environnementdetravail:Veilleràl'entretienetàlapropretédes locaux,s'assurerdubonfonctionnement deséquipementsetidentifierles besoinsd'amélioration,enrelationavecnotreprestatairePatchwork,

6. Coordinationdesprestataires:Gérerlesrelationsaveclesfournisseurset prestatairesdeservices(maintenance,nettoyage,sécurité,etc.),assurerlesuividesinterventions.

7. Accueil:Assurerl'accueilphysiqueettéléphoniquedesvisiteursetdesclients,lesorienteroulesmettreenrelationaveclespersonnesconcernées.

8. Gestiondesfournituresetéquipements:Assurerladisponibilitédesfournituresdebureau,dumatérielinformatiqueetdeséquipementsnécessairesaubonfonctionnementquotidien,gérerlesstocksetpasserlescommandes,

9. Viedusite:Contribueràlaviedusite(décoration,affichage,organisationd’événementsd’entreprise...),

10. Gestiondesdemandesd’achat:Valideretsuivrelesdemandesd’achats.

Votre profil

Vous avez une expérience de 5années sur des fonctions similairessimilaired'Executive Assistantet/ouOfficeManagerauprèsd’unGeneralManageroumembred’un ComitédeDirection.

Vous avez des compétencesorganisationnelles,avecunecapacitéprouvée pour gérer plusieursprioritéssimultanément.

Vous pouvez anticiperlesbesoins,prendredesinitiativesetrésoudreles
problèmesdemanièreautonome.

Unbonniveaud’anglais(luetécrit)estindispensable.