Vos missions en quelques mots L'assistant de direction, épaule son responsable d'entreprise dans l'exercice de ses tâches. Il/elle est chargé d'organiser et de gérer le planning du directeur, de participer à la communication interne et externe de l'entreprise et d'assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés. *Organiser de manière permanente la vie professionnelle du Directeur de l'Education et du Périscolaire : - Organiser les déplacements (réservations nécessaires). - Gérer l'agenda (priorisation, prise de rendez-vous) - Répondre au public, filtrer les appels - Transmettre les invitations au Directeur *Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques : - Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents - Réaliser les comptes-rendus des réunions - Organiser le classement et l'archivage des dossiers (classement thématique et chronologique dans les dossiers et le fichier informatique) sous forme papier et numérique - Gérer les affaires courantes de la direction (ordre de service, ordre de mission, réservation de salles) *Gérer le courrier : - Traiter le courrier arrivé et le courrier départ (Réception, enregistrement et suivi des réponses, vérification du classement dans chrono, usage de post-office) - Mettre en forme et taper le courrier Profil recherché * Savoirs : - Avoir une bonne connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel) et des documents administratifs - Avoir une bonne maîtrise de l'expression écrite - Avoir une bonne maîtrise de l'expression orale (français, anglais et éventuellement espagnol) - Identifier et orienter le public *Savoir-Faire : - Effectuer la saisie informatique des documents et procéder à leur archivage numérique ; - Utiliser post-office - Renseigner les applications informatiques - Repérer les comportements à risques, dialoguer et réguler les conflits - Gérer le flux de personnes accédant au bureau *Savoir-être : - Etre autonome, - Savoir être ponctuel, consciencieux, disponible - Avoir le sens de l'organisation et la capacité d'organisation, - Avoir la capacité d'écoute et d'accueil (savoir s'adapter aux différents interlocuteurs) tout en usant de patience, - Avoir la capacité d'aisance relationnelle - Savoir respecter les consignes, - Avoir le sens du respect de la confidentialité de la discrétion et du secret professionnel - Savoir user du devoir réserve
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