Office manager f/h

L'Office Manager sera chargé d'assurer le bon fonctionnement du bureau, d'apporter un soutien administratif aux membres de l'équipe et de gérer les tâches d'accueil. Ce poste requiert une personne très organisée, dotée de solides compétences en communication et capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement dynamique. RÔLES ET RESPONSABILITÉS CLÉS Gestion de la réception : Accueillir les visiteurs et les clients de manière chaleureuse et professionnelle à la réception. Gérer l'accès des employés et des visiteurs à l'aide de badges, y compris l'intégration, le remplacement temporaire et la résiliation. Gérer les appels entrants et les demandes de renseignements, en les dirigeant vers le personnel approprié. Maintenir un espace d'accueil propre et accueillant, en veillant à ce que tous les documents d'information soient à jour. Assistance administrative : Préparer et distribuer les communications internes et les rapports selon les besoins. Fonctionnement du bureau : Superviser le fonctionnement quotidien du bureau, en veillant à ce que l'environnement de travail soit sûr, organisé et efficace. Gérer les stocks de fournitures de bureau, passer les commandes et entretenir les relations avec les fournisseurs. Mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures du bureau afin d'optimiser le flux de travail et la productivité. Gestion financière : Aider au suivi du budget et à la déclaration des dépenses, en veillant à ce que toutes les transactions financières soient enregistrées avec précision. Collaborer avec l'équipe financière pour les factures, les paiements et autres processus financiers, si nécessaire. Collaboration au sein de l'équipe : Servir de point de contact pour toutes les demandes liées au bureau, en favorisant une atmosphère de soutien et de collaboration parmi le personnel. Coordonner les événements, les réunions et les activités de consolidation d'équipe au bureau. Soutenir les différentes équipes dans la coordination des projets et les tâches administratives, si nécessaire. Gestion des installations : Surveiller et gérer l'entretien des installations et des équipements du bureau, en coordonnant les réparations et les services si nécessaire. Suivre la consommation électrique mensuelle pour les rapports ESG. Veiller au respect des réglementations en matière de santé et de sécurité et maintenir un lieu de travail organisé. RESPONSABILITÉS SUPPLÉMENTAIRES : Participer à des projets et initiatives spéciaux visant à améliorer l'efficacité du bureau et la satisfaction des employés. Se tenir au courant des tendances et des meilleures pratiques en matière de gestion et d'administration de bureau. Expérience avérée en tant que responsable administratif, réceptionniste ou dans un poste administratif similaire. Solides compétences organisationnelles et multitâches, avec la capacité de hiérarchiser efficacement les tâches. Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec un comportement accueillant. Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des logiciels de gestion de bureau. Connaissance du matériel de bureau et des procédures de maintenance. La maîtrise de l'anglais et du français est requise. JUMP Technology, filiale du groupe international Clearwater Analytics, est un éditeur de logiciel pour la gestion d’actifs. Nous révolutionnons le monde de la finance grâce à nos solutions modulaire couvrant toute la chaîne de valeur front-to-back. La maison mère, Clearwater Analytics (CWAN), propose une solution SaaS couvrant l'ensemble du cycle de vie des investissements. Chaque jour, des assureurs et des assets managers de premier plan utilisent nos solutions afin de réaliser des investissements sur plus de 6,4 billions de dollars d'actifs (traditionnels et alternatifs). Notre principal centre de R&D et de Conseil se situe à Paris, cependant nous disposons de bureaux dans le monde entier : Edimbourg, Luxembourg, Londres, Francfort, New York, San Francisco, Boise, Singapour Notre mission : être la plateforme technologique la plus fiable et la plus complète au monde qui simplifie l'ensemble du cycle de vie de l'investissement et, à terme, révolutionne le monde de l'investissement. En intégrant notre groupe, vous contribuerez à construire une solution complète (logiciel conseil) la plus puissante et la plus riche au monde pour tous les acteurs de la Finance de Marché.