MISSION
* Gérer les activités liées à l’accueil, à l’information et à l’orientation des étudiants et des interlocuteurs internes et externes.
* Exécuter des actes administratifs, de gestion courante dans le domaine d’activité de la Direction des Relations Internationales.
* Assister les collègues de la DRI sur des missions ponctuelles en fonction des pics d’activités de chacun.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Activités liées à l’accueil et à l’orientation des étudiants :
* Assurer l’accueil physique et téléphonique
* Gérer le courrier entrant de la DRI
* Gérer les boites mails partagées, répondre aux mails généraux et réorienter vers les bons interlocuteurs pour les demandes spécifiques
* Pour les étudiants en mobilité entrante : validation des inscriptions (Mobility Online et Etudes en France), signature et envoi des documents d’échange (attestation d’arrivée et de fin de séjour), bilan des prolongations, saisie des affectations en résidence, …
* Pour les étudiants en mobilité sortante : information sur les modalités de candidature, sur la procédure de désistement, orientation vers les bons interlocuteurs, …
Activités liées à l’assistanat administratif :
* Renseigner et réorienter des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, personnels administratifs)
* Réceptionner, contrôler et classer les documents relatifs à la mobilité des étudiants (mobilité entrante et sortante).
* Mettre à jour les informations concernant les établissements partenaires (Mobility Online)
* Apporter un appui à la direction sur le traitement de divers dossiers.
Gestion des stocks de documentation à la DRI :
* Préparer des pochettes / totebags pour différents publics
* Transmettre sur demande des documents d’information aux partenaires
ACTIVITÉS SECONDAIRES
* Aide à la préparation logistique des événements : semaine d’accueil des étudiants en échange, Campus week, Erasmus day, Semaine Internationale, JPO...
* Logistique des fournitures : Recensement des besoins des collègues pour la préparation des commandes, vérification et rangement à réception.
* Les activités peuvent s’adapter en fonction des besoins du service.
SPÉCIFICITÉ DU POSTE
* Quotité de travail : 50%
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