Vos missions en quelques mots Sous l’autorité de la Cheffe de service Accompagnement des plus fragiles, accueille et accompagne le public fragile en perte d’autonomie. Identifie, qualifie la demande, primo-évalue la situation de la personne. Oriente vers les professionnels concernés. Assiste l’équipe de professionnels médico-sociaux du service. Gère les questions logistiques. Accueil physique et téléphonique · À partir de la demande d’une personne âgée et/ou de son entourage ou d’un professionnel, accueil téléphonique ou physique, renseignement aux usagers et aux partenaires et orientation si nécessaire vers la référence de parcours · Participation active à l’écosystème médico-social par l’assistance des acteurs de premier recours dans leur mission d’accueil, d’information et d’orientation, et tout particulièrement pour les agents d’accueil du CCAS assurant le premier niveau de réponse médico-sociale· Réponse à la boite mail générique de la MDAA en lien avec les autres secrétaires de la MDAA du territoire· Gestion de la saisine des situations dans le logiciel métier CMS 76 parcours · Travail en étroite collaboration avec les SMS dédiées du territoire UTAS· Veille documentaire et diffusion de l’information, communication sur les actions de prévention du territoire Assistance administrative aux référents de parcours : · Création et affectation des dossiers, courriers, prise des messages…· Préparation et organisation des sessions de sensibilisation envers les acteurs de 1er recours : création et mise à jour en temps réel d’un répertoire, planning des réunions, préparation des supports, …· Mise à jour de la documentation et gestion du stock· Préparation et aide à la planification des actions collectives organisée sur le territoire Assistance administrative au chef de service · Préparation des réunions plénières bi mensuelles pour examen des situations complexes : envoi des convocations aux membres permanents et exceptionnels, réservation des salles, rédaction des comptes rendus· Organisation des réunions partenariales· Gestion des tâches administratives courantes Contribution à la continuité de service de l’accueil au public au niveau de la MDAA Veille sociale dans le cadre de la DSP portage de repas du CCAS· Travail en collaboration avec le prestataire · Relai pour les situations les plus fragiles : informations, conseils aux personnes âgées et familles Ø ACTIVITES SECONDAIRES · Classement, archivage et mise à jour des dossiers· Veille sociale des personnes inscrites sur le fichier vulnérabilité Profil recherché Savoirs :Techniques de secrétariat (Maitrise)Techniques de recherche d’informations (Expertise)Droits et obligations des usagers de règles informatiques et libertés (Expertise)Connaissance des dispositifs et des procédures d’accès aux droits dédiés aux personnes âgées (Maîtrise) Savoir-faire :Savoir analyser les demandes, le degré d’urgence et hiérarchiser les priorités (Expertise) Savoir gérer les échéances (Maitrise)Savoir travailler en équipe (Expertise)Gérer les situations de stress et réguler les tensions (Maitrise)Savoir accueillir et orienter (Expertise)Savoir présenter l’information et la documentation aux publics (Expertise)Savoir solliciter du conseil technique auprès de sa hiérarchie (Maitrise)Utiliser et renseigner les logiciels métiers et les outils bureautiques (Expertise) Savoir-être :Sens du service au public.Sens des relations humaines et de l’accueilDiscrétion, obligation de réserve et secret professionnel / médical lié aux missions confiéesSens de l’écoute et du dialogueDiplomatieSens de l’organisation Ø LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL CCAS du Havre36h05 hebdomadaires du lundi au vendredi – OAGT
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