Assistant(e) particulièr(e) du préfet

Informations générales Référence BA039ATC-86833 Date limite de candidature 31/12/2024 Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie C (employé) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels Domaine et métier Communication - Assistante / Assistant commercial Type de poste Administratif Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistant(e) particulièr(e) du préfet Description du poste Le département du Jura est situé dans la Région Bourgogne Franche Comté, il est composé de 3 arrondissements (Lons le Saunier, Dole et Saint-Claude). Le Jura est un territoire partagé entre plaine et moyenne montagne, marqué par un contraste entre le Haut Jura, les plateaux jurassiens et à moindre altitude le vignoble et la plaine bressane, où est située Lons le Saunier. Lons le Saunier est situé à 1h de Bourg en Bresse, à 1h30 de Lyon, Dijon et Besançon et à 3h15 de Paris (en train). Le poste proposé est un poste d'assistant(e) particulier(e) du Préfet. Vos activités principales : Appels téléphoniques et filtrage des appels Assister le Préfet dans l’organisation quotidienne de son travail (gestion de l’agenda, organisation des audiences, suivi des rendez-vous et de ses déplacements) Présentation de l’agenda en réunion Gestion des flux de courriers et de documents à signer Gestion et mise à jour du fichier des personnalités du département Suivi du budget de fonctionnement de la résidence du préfet et de ses dépenses de représentation Organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d’invitation, plans de table, saisie des menus, suivi du livre de cave) Suivi et mise à jour des feuilles d’astreinte Cérémonies officielles annuelles (envoi du carton d’invitation, mailing et diffusion, commande de gerbes, pavoisement) Votre environnement professionnel : Activités du service : Secrétariat particulier Composition et effectifs du service : 2 personnes Liaisons hiérarchiques : Relation directe avec M. Le Préfet Liaisons fonctionnelles : L’assistante du préfet est en relation directe avec les membres du corps préfectoral, les directeurs départementaux interministériels, les responsables d’unité territoriale, les agents de la préfecture et le responsable de la résidence Conditions particulières d'exercice Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Travail en brigade avec des horaires décalés (8h30-18h30), disponibilité (pause déjeuner comprise entre 12h00 et 14h00) Permanence assurée à tour de rôle par les deux secrétaires de M. Le Préfet. Postes interchangeables. Assurer le remplacement du secrétariat général en cas d’absence. Présence systématique d’un des deux secrétaire durant les périodes de congés. Situation très particulière : (visites : présidentielle, ministérielle, crise…) disponibilité maximale Disponibilité demandée sur ce poste d’où classement RIFSEEP 1er groupe Descriptif du profil recherché Qualités requises indispensables : Discrétion professionnelle absolue, loyauté, réactivité, disponibilité Critères candidat Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Informations complémentaires Informations complémentaires Vos perspectives : Concours de la filière administrative au sein du Ministère de L’Intérieur Fondement juridique du recrutement 2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique Localisation du poste Europe, France, Bourgogne-Franche-Comté, Jura (39) Lieu d'affectation Préfecture du Jura - 8 Rue de la Préfecture - 39000 Lons le Saunier Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Préfecture du Jura - 8 Rue de la Préfecture - 39000 Lons le Saunier Date de vacance de l'emploi 01/12/2024