Assistante de direction et de conduite d'opérations h/f

1 1- Apporter une aide permanente à la directrice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil de classement et de suivi des dossiers
- Organiser la vie professionnelle de la direction : gestion des agendas, prise de rendez- vous, rappeler les informations importantes et transmettre les messages, organisation logistique, établir une relation de confiance
- Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique : prise de note, réaliser la saisie de documents, organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Suivre les projets et activités de la direction : intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, suivre l'exécution budgétaire, renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
- Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat : renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent, adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers électroniques
- Organiser et planifier les réunions : rédiger les ordres du jour, respecter les délais de transmission de documents, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
2- Assurer l'ensemble des tâches administratives financières et comptable de la direction et le suivi administratif et financier des projets portés par la direction en lien avec les conducteurs d'opération
3- Assurer l'exécution financière et budgétaire des marchés passés en direct par les services de la DPAI :
- Assurer le traitement et la vérification de la facturation liée au service
- Assurer la coordination de l'élaboration du budget, saisie du budget primitif (et du budget supplémentaire) pour chaque ingénieur, suivi de l'exécution du budget
- Assurer le suivi administratif et financier des conventions de co-maîtrise d'ouvrage
- Assurer le suivi des conventions de financement avec les partenaires
4-Assurer les missions de référent commande publique pour l'ensemble de la DPAI
5- Animer le pôle des assistantes de la direction Rémunération statutaire + régime indemnitaire