Assistante de direction

Le Groupement Hospitalier recrute une assistante de Direction partagé entre la Direction de la communication, des relations publiques et du mécénat et la Direction des parcours patients et des coopérations. Le poste basé au CHI de Créteil (avec des déplacements possibles au CHI de Villeneuve-Saint-Georges) est partagé entre les deux directions : La direction de la communication des relations publiques et du mécénat et la direction des parcours patients et des coopérations. Chacune des directions est commune aux deux hôpitaux : le CHI de Villeneuve Saint-Georges et le CHI de Créteil.

Les missions envisagées pour la Direction de la communication, des relations publiques et du mécénat :

Missions de secrétariat:

Prise de rendez-vous / gestion de l’agenda du directeur sur les deux sites Villeneuve et Créteil, en lien avec les agendas des équipes membres de la direction, des autres directeurs et de l’ensemble acteurs internes ou externes aux hôpitaux.

Accueil physique du service, réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques, traitement du courrier, gestion des parapheurs de la direction.

Gestion des fichiers et des bases de données médias, institutionnelles, professionnels de santé libéraux, donateurs etc.

Préparation de dossiers en lien avec l’agenda, mise en forme des documents (courriers, PPT etc.), rédaction de comptes rendus .

Gestion logistique : réservation de salles, déjeuners, déplacements, visites, conférences, événements .

Reproduction et diffusion de documents, constitution de dossiers, suivi et archivage des documents notamment liés au Fonds de dotation des Hôpitaux Confluence .

Autres missions:

Suivi des plannings de direction, suivi des congés.

Gestion et suivi en lien avec l’informatique : organisation des dossiers partagés .

Gestion et suivi du plan de formation des agents de la direction .

Gestion des stocks des supports et documents de communication papier (livrets, brochures agendas, plaquettes, flyers, dépliants etc.)

Contribuer à l’organisation des événements de communication.

Rédaction des comptes-rendus de réunion d'équipe et de certaines assemblées.

Missions envisagées pour la Direction des parcours patients et des coopérations :

Missions de secrétariat :

Prise de rendez-vous / gestion de l’agenda du directeur adjoint sur les deux sites Villeneuve et Créteil, en lien avec les agendas des équipes de la direction et des trinômes de pôle.

Accueil physique du service, réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques, traitement du courrier, gestion des parapheurs.

Préparation de dossiers en lien avec l’agenda, prise de notes en réunion, frappe et mise en forme des documents, de comptes rendus. 

Gestion logistique : réservation de salles, déjeuners, déplacements, visites, conférences, événements, …

Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.

Autres missions:

Suivi des plannings Direction, suivi des congés

Proposer, alimenter et mettre en forme les documents de communication de la direction : rapport d’activité annuel, CR de staffs, CR de réunions thématiques, en lien si nécessaire avec la direction de la communication

Suivi de la campagne d’évaluation et de formation