Gestionnaire de soutien aux activités de scolarité - cdd de 2. h/f

Missions

- Participer au suivi des données pédagogiques et des inscriptions pédagogiques
- Participer à l'organisation pédagogique et à la préparation de la rentrée
- Participer à la préparation et au suivi des jurys et campagnes administratives
- Participer au soutien administratif du Service des stages
- Participer à l'accueil et à l'accompagnement administratif des étudiants
- Participer au fonctionnement administratif des services
- Activités spécifiques FISE / MSc

1/ Participer au suivi des données pédagogiques et des inscriptions pédagogiques

- Participer à la saisie et à la mise à jour des données pédagogiques dans les systèmes d'information
- Participer à la mise à jour des groupes, parcours, choix d'enseignements et listes pédagogiques
- Participer au traitement des demandes de modification de parcours ou de groupes
- Vérifier la cohérence des informations pédagogiques saisies dans les outils de scolarité
- Signaler les incohérences ou données manquantes aux responsables de scolarité
- Participer à la préparation des listes pédagogiques et des tableaux de suivi

2/ Participer à l'organisation pédagogique et à la préparation de la rentrée

- Participer à l'intégration et à la mise à jour des emplois du temps dans les outils informatiques
- Vérifier la cohérence des programmations pédagogiques transmises par les responsables pédagogiques
- Participer au suivi des réservations de salles, laboratoires et amphithéâtres
- Participer à la préparation des journées de rentrée
- Participer à la préparation et à la diffusion des documents d'information pour les étudiants
- Participer à l'accueil des étudiants lors des journées de rentrée

3/ Participer à la préparation et au suivi des jurys et campagnes administratives

- Participer à la préparation des documents nécessaires aux jurys des études et jurys d'admission
- Vérifier la mise en forme et la complétude des documents administratifs
- Participer à l'édition et à l'envoi des attestations, relevés et certificats
- Participer au suivi des décisions de jurys
- Participer à la préparation des tableaux de suivi et des documents nécessaires aux jurys

4/ Participer au soutien administratif du Service des stages

- Participer au suivi administratif des fins de stages des étudiants
- Participer à la récupération des attestations de stage et des évaluations de compétences
- Participer au suivi des retours de documents de stages et effectuer les relances nécessaires
- Participer à la mise à jour des tableaux de suivi des stages et des soutenances
- Participer à la programmation des dates de soutenance en lien avec le service des stages
- Participer à la préparation et à la diffusion des convocations et informations liées aux soutenances
- Participer à la récupération et au suivi des notes de stages et de soutenances
- Participer au classement et à l'archivage des documents liés aux stages

5/ Participer à l'accueil et à l'accompagnement administratif des étudiants

- Répondre aux demandes simples d'informations administratives des étudiants
- Orienter les étudiants vers les interlocuteurs concernés selon les situations
- Participer à la diffusion des informations auprès des étudiants

6/ Participer au fonctionnement administratif des services

- Participer au classement, au tri et à l'archivage des documents administratifs
- Participer à la numérisation et au rangement des documents
- Mettre à jour les tableaux de suivi d'activité
- Respecter la confidentialité des données étudiantes et administratives
- Collaborer ponctuellement avec les autres services de la Direction de l'Enseignement selon les besoins d'activité

7/ Activités spécifiques FISE / MSc

- Participer au suivi administratif des notes et évaluations pour le Jury des études
- Participer à la diffusion des décisions du Jury des études
- Participer à la mise à jour des listes pédagogiques
- Participer au suivi de l'accueil des étudiants internationaux

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