Vos missions en quelques mots Sous l'autorité hiérarchique du Cheffe du Service des Accueils, vos missions principales sont la responsabilité de l'accueil et de l'orientation du public vers les services appropriés, la gestion des accès et de la sécurité, ainsi que la réception des plis et colis, d'informer et d'accompagner les usagers dans leurs démarches administratives, de gérer les rendez-vous et d'assurer un accueil téléphonique ponctuel. À ce titre, vos missions se décomposent comme suit : Huissier d'accueil * Accueil et information, orientation * Accueillir et orienter du public vers les services ou organismes partenaires compétents * Annoncer auprès des secrétariats l'arrivée des rendez-vous (Secrétariat du Maire, Secrétariat du Cabinet, Secrétariat des Responsables de service) * Surveiller et contrôler les accès avec remise de badge aux visiteurs * Accueillir les personnes lors des cérémonies et des réceptions spécifiques * Réception des plis et colis * Trier et transmettre au service courrier, le contenu de la boite aux lettres externe * Réceptionner les quotidiens et les mettre à disposition des destinataires (Cabinet du Maire) * Sécurité et surveillance * Appliquer les consignes de sécurité relatives aux personnes, aux biens et aux locaux (en lien avec le PC sécurité) Chargé de relation * Accueil, information, orientation du public * Identifier les besoins des usagers et les informer sur les démarches à effectuer. * Accompagnement des usagers * Aider les usagers à la réalisation de leurs démarches. * Délivrer et réceptionner des formulaires et documents administratifs. * Aider les usagers à utiliser les bornes interactives, le copieur monnayeur, la cabine photo * Gestion des rendez-vous * Prendre et gérer les rendez-vous de différents services (CNI-Passeports, avocat,) * Gestion de l'informations et de la documentation * Faire de la veille informative via les différents supports de communication Mission secondaire * Accueil téléphonique en renfort ponctuel selon les besoins du service (sous-effectif, affluence, évènements générant un pic d'activité) * Informer le public en apportant des réponses de 1er niveau * Orienter les appels vers les services compétents Conditions particulières d'exercice : * Horaires décalés / Travail le samedi et ponctuellement le dimanche, jours fériés et en soirée. * Contact permanent avec le public * Tenue vestimentaire spécifique * Pics d'activités liés aux périodes électorales, recensement, rentrée scolaire, examens * Grande disponibilité Profil recherché Connaissances : * Connaissance approfondie de l'organisation de la collectivité * Connaissance de la ville * Techniques de régulation Compétences techniques ou savoir-faire : * Savoir écouter, analyser et répondre aux demandes des interlocuteurs. * Connaître les techniques d'accueil. * Savoir gérer des plannings de RDV. * Savoir gérer les flux et organiser le travail en fonction de l'affluence. * Maîtriser l'usage des matériels à disposition du public. Aptitudes : * Amabilité * Capacités relationnelles * Maîtrise de soi. * Disponibilité. * Discrétion. * Esprit d'équipe * Gestion des situations conflictuelles
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