RESPONSABILITÉS :
1/ Conseiller, orienter, accompagner et communiquer auprès des publics DAEU et des partenaires :
•Accueillir les publics : accueil téléphonique et physique / Superviser la boîte mail générique
•Informer et orienter les candidats sur les dispositifs de formation professionnelle continue et les financements
2/ Assurer la gestion administrative du DAEU :
•Suivre les dossiers de financement des stagiaires et du FSE+
•Superviser la mise-à-jour des différentes plateformes : FCA manager, EDOF, Saghe, Kairos, Sigma, DEFI.
•Assurer le suivi des conventions de partenariat
3/ Assurer la gestion des opérations de scolarité et des examens :
•En lien avec l'équipe pédagogique, définir et mettre en œuvre le calendrier des opérations de scolarité.
•Superviser les candidatures : paramétrage et suivi d'e-candidat
•Suivre les entretiens de sélection, demande de dérogations et d'exonérations. Participer aux commissions des candidatures ForproSUP
•Superviser les inscriptions (paramétrage FCA, suivi des IA et IP) et la stratégie de préventions et suivi des abandons et réclamations
•Organiser les tests de niveau, du contrôle continu et des examens pour le DAEU : gérer le contrôle continu, réceptionner les devoirs du SED, les sessions d'examen, les PV de délibération, organisation de la remise des diplômes, saisie des notes.
•Superviser les évaluations pour les DU et diplômes nationaux : veiller au respect des procédures (Convocations, PV de jury, respect des conditions d'examens et des MCC, du nombre de jurys en fonction des certification RS et RNCP le cas échéant, report des notes dans Apogée, remise de diplômes
4/ Participer à la démarche d'amélioration continue des formations du secteur et du service :
•Proposer et coordonner des actions d'amélioration et de développement pour les formations du secteur
•Participer au maintien et au développement des financements pour les formations (FSE+, Forprosup, marché)
•Mettre à jour, envoyer et effectuer un suivi des enquêtes satisfactions à chaud et à froid du secteur. Exploitation des résultats puis archivage des résultats en GED. Vérifier la saisie des résultats sur les différentes plateforme : SIGMA et FSE+
•Superviser la saisie des heures enseignants dans SAGHE en accord avec le plan SAGHE, suivre les dossiers des enseignants,
•Assurer le suivi des OC et des dossiers de vacations et le suivi et la gestion de la saisie des heures enseignants.
•Assurer la mise en place de la procédure handicap
PROFIL RECHERCHÉ :
Conditions de diplômes : BAC à BAC+2
Expérience requise : 1 an sur des missions similaires
Savoirs :
•Connaissance de l'université, de son fonctionnement
•Réglementation et des dispositifs de formation professionnelle
•Système éducatif, les procédures administratives de scolarité et la réglementation universitaire ayant trait à la formation
•Technologies de l'information et de la communication et des outils numériques pour la formation
Savoirs faire :
•Animer, coordonner et encader des équipes
•Maitriser les outils informatiques : Apogee, Ecandidat, FCA Manager, Kairos, SIGMA, EDOF
•Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
•Savoir planifier son activité et respecter les délais
•Concevoir des tableaux de bord
•Accueillir les populations concernées
•S'exprimer de façon claire et concise
•Utiliser des bases de données et des logiciels de bureautique
•Utiliser des techniques de gestion administrative et budgétaire
•Rédiger des documents d'information, de présentation et de communication
•Concevoir des procédures de gestion des activités de formation
Savoirs être :
•Qualités relationnelles d'écoute et de conseil
•Réactivité
•Capacités d'initiative et d'autonomie
•Sens de l'organisation et rigueur
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