Assistant-e en gestion administrative (h/f)

Référence CSP: 2025-2109795
Mission principale:

Coordonner et/ou réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines d'une structure (direction, unité, service...). Sous la responsabilité du responsable administrative et financière de l'unité, il/elle assure le secrétariat et exécute les actes administratifs courants nécessaires au bon fonctionnement de l'unité. Il/ elle assurera la continuité administrative et financière de l'unité durant les absences du responsable.

Activités principales:

· Tenir l'agenda de direction de l'unité et des collaborateurs internes et externes selon différents projets de l'unité.
· Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet
· Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et reporter à la direction
· Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant les disponibilités budgétaires.
· Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi.
· Coordonner les aspects logistiques de la structure
· Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
· Organiser la logistique des réunions, séminaires et manifestations dans le cadre de projets soutenus par l'US14

Activités associées:

· Tenir le planning des séminaires et manifestations scientifiques
· Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
Etablissement et suivi des ordres de missions et des états de frais
· Saisir les commandes des différents projets de l'unité (missions, réservations hôtel, commandes de fournitures) et assurer leurs suivis jusqu'au paiement.
· Gestion du secrétariat (courrier, affichage...)
· Prendre les messages téléphoniques et orienter les correspondants
· Organiser le classement, la mise à jour et la conservation des dossiers
· Mettre à jour et diffuser des informations en interne et externe
· Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers