Adjoint au responsable du bureau des entrées

Descriptif du poste

Le Bureau des Entrées (BE) est un service de la direction des affaires financières. Ses missions principales sont l’accueil et l’admission des patients, ainsi que la gestion des dossiers administratifs, leur facturation en FIDES et le suivi du contentieux.

Responsable technique au bureau des entrées exerce ses fonctions en lien avec la responsable du service et ses adjoints. Ensemble, ils constituent l’équipe des référents GAM (logiciel de Gestion Administrative des Malades).

A propos des outils et logiciels métiers avec lesquels le BE fonctionne

Le BE fonctionne principalement avec cet univers :

· M-GAM ;

· 4 axes ;

· CORA (ou autre logiciel de saisie des actes) ;

· CHORUS PRO ;

· DPI (dossier patient informatisé), CROSSWAY ou EASILY

Il est à noter que la GAM est maître de l’identité patient à l’hôpital. Ainsi, elle est interfacée avec de nombreux autre outils essentiels au respect de l’identitovigilance et à la valorisation de l’activité de l’établissement. Les interfaces et impacts de ce logiciel ne sont pas listées de façon exhaustive et sont amenées à évoluer continuellement.

A ce titre, le BE est un partenaire privilégié de différentes directions : direction des affaires financières, direction des systèmes d’information, coordination des secrétariats, département d’information médicale, département de pharmacie

Votre mission

La mission de l’adjoint au responsable du Bureau des Entrées sera double :

- Référent technique des systèmes d’information du BE

- Adjoint au responsable du bureau des entrées pour le management des équipes et des projets du service

Les fonctions principales liées au référent du système d'information du BE sont :

· Paramétrage des logiciels, en fonction des orientations définies avec les référents GAM ;

· Recherche de solutions pour résoudre les problèmes d’usage du logiciel, identifier les causes de blocages de dossiers… ;

· Suivi des actions à coordonner avec la DTSN (direction des services numériques) ou des tickets adressés aux éditeurs ;

· Planification et réalisation des paramétrages récurrents ;

· Surveillance et correction des rejets d’interfaces entre la GAM et les autres outils du SI de facturation ;

· Suivi et mise à jour des interfaces avec les mutuelles ;

· Participation à la rédaction des cahiers de recettes des nouvelles versions et réalisation des tests définis avec les référents GAM ;

· Participation à l’analyse des évolutions juridiques pour identifier les paramétrages à adapter.

Les fonctions associées aux responsabilités adjointes du bureau des entrées sont :

· Participation aux missions ponctuelles assurées par l’équipe d’encadrement du BE ;

· Formation d’un binôme de travail avec le responsable du bureau des entrées pour le management de l’équipe des adjoints des cadres et la continuité de la facturation ;

· Investissement dans les projets institutionnels portés par le BE, en position de responsable de projet ;

· Participation en clôtures de l’exercice au suivi du traitement des dossiers par les agents du BE.

Une attention particulière sera portée sur les qualités managériales et relationnelles du candidat, ainsi que sur son expérience et son aptitude à traiter des sujets techniques nouveaux.

Même s’il n’encadre pas en propre une équipe, l’adjoint au responsable du BE sera amené à conduire des changements et accompagner les professionnels du bureau des entrées sur différents apprentissages.

Poste basé à sur le site de Morvan. Déplacements réguliers sur les autres sites du CHU (Bohars, Cavale Blanche, Carhaix et ponctuellement de la direction commune (Landerneau, Lesneven, St Renan et Crozon)

Profil recherché

- Curiosité et sens du service public ;

- Compétences techniques et habiletés avec les outils informatiques, idéalement de facturation hospitalière ;

- Qualités managériales et relationnelles ;

- Rigueur et méthode ;

- Capacité investiguer et à s’approprier le cadre technique et juridique hospitalier ;

- Analyse et formalisation/description de processus ;

- Capacité à s’approprier et décliner les décisions prises ;

- Initiative et capacité à présenter des propositions argumentées ;

- Ecoute vis-à-vis des équipes et des interlocuteurs extérieurs ;

- Pédagogie