Assistante de direction - cabinet dg f/h

Vos missions en quelques mots Missions au sein de la Direction générale Rattaché(e) à la Direction générale, vous contribuez au bon fonctionnement administratif et organisationnel du cabinet, en assurant notamment : · La gestion et le suivi du courrier entrant via Post-Office (tri, analyse, enregistrement, diffusion, classement et traçabilité). · Aide à la gestion des agendas et organisations de réunions, d’évènements, de déplacements des directeurs de projets membres de la Direction générale · Mise en forme de documents administratifs (courriers, notes) · La gestion documentaire et l’archivage électronique · Contribution à la continuité de service au sein de l’équipe d’assistanat (polyvalence et entraide) Mission en collaboration avec l’assistante du Conseil de surveillance de l’AP-HP · La gestion administrative des commandes (fournitures, prestations, gerbes commémoratives) · L’appui à l’organisation d’événements institutionnels, notamment les commémorations Profil recherché COMPETENCES REQUISES SAVOIR FAIRE REQUIS Capacités rédactionnelles Capacités organisationnelles Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook CONNAISSANCES ASSOCIEES - Bonne connaissance de l’AP-HP et du fonctionnement du siège - Pratique de l’agenda partagé Outlook – Connaissance de l’utilisation des divers modes de visioconférence - Grande connaissance de l'organisation et du fonctionnement des hôpitaux et du Siège PRE-REQUIS Avoir assuré des fonctions de secrétariat de direction QUALITES REQUISES - Sens des responsabilités et de la confidentialité, - Rigueur et méthode dans l'organisation du travail, - Fortes qualités relationnelles, - Polyvalence, - Réactivité