Charge des instances h/f

Pourquoi KLESIA ? Vous voulez accomplir des missions qui ont du sens, vous souhaitez évoluer dans un environnement bienveillant, vous êtes animé par les projets ambitieux et challengeants, alors rejoignez nos équipes ! Au sein de la Direction du Secrétariat aux Instances, vous intégrez le service en charge de l'organisation des réunions d'Instances. Vous travaillez en collaboration avec les autres Chargés d'Instances et vous prenez en charge une partie des travaux suivants : Gestion des Instances - Organiser les réunions des instances (Bureaux, Conseils, Assemblées, ) : procéder à leur convocation dans le respect des statuts et des délais, suivre les présences et les quorums, assurer les réservations logistiques (salles et repas) - Diffuser les documents aux membres des Instances (via l'Extranet administrateurs) - Accueillir (par téléphone et/ou physiquement), informer et orienter les interlocuteurs. Gestion administrative - Constituer les dossiers de réunion sur la base des documents transmis par les directions - Diffuser les dossiers de réunions aux administrateurs et animateurs des instances - Rédiger les communications destinées aux administrateurs - Gérer le fonds documentaire de l'activité des instances en lien avec les exigences de la règlementation : mise à jour, classement, mise sur registre quand nécessaire, archivage -Reporting - Assurer un Reporting de l'activité