Vos missions en quelques mots Raison d’être du poste : Les gestionnaires administratif.ve.s ont vocation à assurer la gestion et le suivi des missions de secrétariat, de communication, de réponse aux partenaires pour le service de l’offre médico-sociale. Assurer la gestion du courrier entrant et sortant papier ou numérique, y compris i-courrier et boîtes mail structures, suivi des documents déposés sur Webdélib - Mettre en forme des documents (notes, courriers, mémoires, rapports en commission permanente, rapports au Bureau, délibérations, tableaux, indicateurs…) sur des outils bureautiques - Gestion du temps de travail : agenda des encadrants, suivi des plannings des congés et des présences, gestion du logiciel Chronos, organisation de réunions et événements - Faire circuler l’information ascendante et descendante de façon autonome - Participer à la mission de recueil d'outils de pilotage et d'indicateurs en lien avec le.la coordinateur.rice - Organiser, planifier et participer à des réunions et réaliser des comptes rendus et prendre en charge les appels téléphoniques du service en l’absence du responsable - Apporter un soutien aux collègues du Pôle de gestion lorsque nécessaire Relationnelles - Savoir travailler en équipe et développer des méthodes de travail partagées. - Savoir renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent. - Savoir apporter des réponses, une expertise sur les dossiers traités. · Organisationnelles - Savoir proposer des solutions ou des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu. - Savoir organiser l'agenda, planifier et organiser des réunions. - Savoir organiser ses tâches en fonction de la charge de travail et des échéances. · Techniques - Connaître la législation et la réglementation propre à son champ d’intervention. - Savoir créer et partager et renseigner des outils de suivi et tableaux de bord - Savoir utiliser les outils bureautiques et les outils de communication. - Savoir créer, partager et renseigner des outils de suivi et tableaux de bord. - Savoir utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers du domaine d’activité (Igda, Iodas,e-notaire). - Savoir suivre et contrôler l'exécution du budget. - Savoir prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers simples, et/ou mettre en forme tout type de courrier. - Savoir appliquer des procédures administrative Profil recherché Niveau d’études : IV Diplômes requis : CAP/BEP Formations et diplômes nécessaires à l’accès au cadre d’emplois des adjoints administratifs
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