Vos missions en quelques mots Un agent(e) de la filière administrative de catégorie C, du cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux, à temps complet, pour assurer les fonctions d’Assistant(e) Administratif(ve) au sein du groupement Administration Finances Placé(e) sous l’autorité directe du Chef de groupement Administration - Finances. Dans le cadre des orientations du Schéma Départemental d’Analyse et de Couverture des Risques et du Projet d’établissement, il/elle participe à la gestion administrative du groupement Administration – Finances en assurant le recueil et le traitement des informations nécessaires à son fonctionnement, le suivi des dossiers administratifs, l’accueil et le secrétariat du groupement, ainsi qu’un appui administratif aux chefs de service dans la gestion quotidienne de leurs activités. Appui administratif et secrétariat • Organisation de l’agenda du groupement et gestion des rendez-vous, • Rédaction, mise en forme et suivi de courriers, actes et documents administratifs, • Classement, archivage et suivi des dossiers, • Mise à jour de tableaux de suivi et outils de pilotage, • Suivi administratif de dossiers spécifiques (subventions, contraventions, carences ambulancières), • Participation à la mise à jour de la documentation juridique. Organisation des réunions et instances • Préparation logistique et administrative des réunions, • Rédaction des ordres du jour et comptes rendus, • Organisation et suivi des instances (Conseil d’Administration, Commission d’Appel d’Offres, Bureau…) : convocations, procès-verbaux, diffusion des délibérations, • Elaboration du recueil des actes administratifs, publication des actes administratifs et dématérialisation du contrôle de légalité. Gestion administrative des contentieux • Suivi administratif des dossiers contentieux en lien avec les services et partenaires, • Utilisation de la plateforme dématérialisée Télérecours, • Suivi des dossiers d’incivilités et d’agressions (tableaux de bord, courriers, relations avec les juridictions), • Participation aux enquêtes administratives (secrétariat, suivi). Accueil et continuité de service • Accueil téléphonique et physique, information et orientation des interlocuteurs, • Participation à la continuité de l’accueil de l’établissement, • Assure le binômage avec le secrétariat de direction en cas d’absence. Profil recherché - Environnement territorial et fonctionnement d’un SDIS (apprécié), - Règles de la fonction publique territoriale et bases juridiques, - Techniques de secrétariat et d’assistance administrative, - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…), - Qualités rédactionnelles avérées (orthographe, syntaxe, mise en forme administrative), - Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers simultanément, - Aptitude à rechercher, analyser et fiabiliser l’information, - Rigueur, méthode et sens de l’organisation, - Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité, - Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement, - Réactivité, autonomie et sens de l’initiative, - Aptitude à gérer des situations d’urgence ou de charge de travail élevée. Le poste est éligible à l’un des trois régimes de travail en vigueur au sein du S.D.I.S., selon les objectifs du service et l’organisation retenue. Le poste peut prétendre à être exercé en télétravail, dans le respect du cadre réglementaire et selon les modalités d’application en vigueur au sein du SDIS. Le télétravail repose sur le volontariat, nécessite l’accord préalable du supérieur hiérarchique formalisé par un acte individuel, est exercé de manière régulière et planifiée, et demeure réversible. L’agent conserve les mêmes droits et obligations que lorsqu’il travaille sur site.
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