Chargé de mission accueils & secrétariats médicaux (h/f)

Le CHU de Poitiers recrute un Chargé de mission pilotage de la performance des accueils et des secrétariats médicaux H/F.

Le (la) chargé(e) de mission contribue à l'amélioration continue du fonctionnement des secrétariats médicaux et des accueils administratifs des usagers en accompagnant les projets de réorganisation et de dématérialisation du parcours patient, en développant des outils de pilotage, en assurant le suivi des performances :

- Suivi du déploiement des projets de dématérialisation
- Accompagner les équipes dans le déploiement des projets liés à la dématérialisation des accueils et des secrétariats médicaux : prise de rendez-vous en ligne, pré-admissions en ligne, dématérialisation des courriers et dossier patient informatisé, COPIL IA
- Définir une stratégie de déploiement de projet et organiser les moyens opérationnels pour leur déclinaison
- Planifier, suivre, mesurer les différentes étapes des projets conduits
- Accompagner le directeur adjoint dans la mise en place des projets de réorganisation en lien avec le déploiement des projets de dématérialisation
- Reporting : o Alerter systématiquement et régulièrement des points d'attention et de vigilance rencontrés lors du déploiement
- Assurer la veille technologique, en lien avec la DSI
- Rédiger des comptes rendus des échanges

- Accompagnement aux projets de réorganisation des secrétariats et des accueils
- Participer à la conception et à la mise en œuvre de projets de transformation des fonctions médico-administratives notamment :
La centralisation d'un ou plusieurs accueils administratifs des usagers
La filiarisation des responsables médico-administratifs (RMA) et des secrétariats médicaux
L'adaptation des effectifs et de l'organisation des plages horaires en fonction de l'évolution d'activité
- Réaliser des diagnostics d'organisation et des cartographies de processus
- Proposer des scénarios de réorganisation ou de mutualisation

- Réalisation et suivi des tableaux de bord
- Concevoir, produire et actualiser des tableaux de bord relatifs :
A l'activité des secrétariats médicaux (tâche téléphonique, traitement des comptes-rendus médicaux, délais de prise de rendez-vous, % d'occupation des vacations médicales, déprogrammations...)
A l'activité des accueils administratifs des usagers (flux, files d'attente, nombre d'anomalies de facturation.)
- Collecter, fiabiliser et analyser les données issues des outils métiers (logiciels de gestion des RDV, de file d'attente, téléphonie, Dossier patient informatisé.)
- Mettre en place des indicateurs de performance et de qualité
- Fournir des analyses régulières aux pôles concernés pour le pilotage stratégique et opérationnel

Nature du contrat et des conditions de recrutement :
- Le poste est à pourvoir dès le 05 janvier 2026, sur un grade adjoint des cadres (catégorie B).
- CDD d'un an renouvelable une fois
- Rémunération indiciaire (grille) : de 26K€ à 29K€ (indicatif sur une première expérience avérée jusqu'à une expérience de 10 ans sur des fonctions similaires)

Profil recherché :
- Bac +2 ou expérience professionnelle confirmée dans la gestion de projets
- Expérience en gestion de projets, transformation numérique, accompagnement au management

- Savoirs :
- Gestion de projet et conduite de projet : niveau EXPERT requis
- Maitrise des outils d'analyse des données (Excel avancé, Powerpoint etc) : niveau EXPERT requis
- Une connaissance des logiciels institutionnels serait un atout (Télémaque, Dic't, Pastel, Digihosp)
- Compréhension des enjeux de pilotage de l'activité
- Accompagnement au management
- Réalisation de diagnostics organisationnels
- Conduite d'entretiens / observations terrain
- Elaboration de tableaux de bord et d'indicateurs : niveau EXPERT requis

La totalité de la fiche de poste est accessible sur le site du CHU.
Déposez dès maintenant votre candidature (CV et lettre de motivation) sur le site web du CHU avant le 16 novembre 2025.