Assistante / assistant de direction de l'autorité préfectorale

Informations générales Référence BA043ATB-112068 Date limite de candidature 31/12/2025 Intitulé long de l'offre Assistant(e) de direction de l’autorité préfectorale (Préfet – directeur des services du cabinet) Versant Fonction publique d'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels Domaine et métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Type de poste Administratif Statut du poste Vacant Intitulé du poste Assistante / Assistant de direction de l'autorité préfectorale Description du poste GROUPE RIFSEEP: 1 Votre environnement professionnel Activités du service Assurer les fonctions de secrétariat particulier de Monsieur le préfet et du Directeur de Cabinet et en cas de suppléance, celui du Secrétariat général. Composition et effectifs du service Le pôle secrétariat particulier est composé de deux agents de catégorie B, vous compris Liaisons hiérarchiques Monsieur le Directeur des services de Cabinet, Monsieur le Préfet, Madame la Secrétaire générale Liaisons fonctionnelles Liens avec l’ensemble des services de la préfecture et de l’État dans le département, plus particulièrement travail quotidien travail quotidien le service de communication, l’huissier et le service coordination interministérielle de la préfecture. Contacts avec les secrétariats des autres services. Directement rattaché au corps préfectoral, vos missions principales sont : 1 / Secrétariat / Agenda : • Gestion des agendas, organisation des réunions et des déplacements du Préfet et du Directeur de cabinet ; • Planification, organisation et suivi des invitations (CSA Police, réunion de sécurité ; réunion de service) ; • Elaboration des plans de tables, chevalets et menus des repas à la résidence ; • Accueil téléphonique ; • Gestion du tableau des permanences du corps préfectoral et du permanencier ; • Collaboration étroite avec les autres assistantes (Préfet, SG, SGA) et remplacement en cas d’absence ; • Participation aux réunions agenda du Préfet et aux réunions hebdomadaires du Cabinet ; • Organisation des bilatérales avec les FSI (DMD, SDIS) et les chefs de service ; • Mise à jour du tableau des coordonnées des partenaires. 2 / Dossiers / Évènements : • Constitution des dossiers intéressant le corps préfectoral ; • Saisie de notes et rapports sur demande de l'autorité ; suivi et envoi de la synthèse hebdomadaire des préfets ; • Traitement de dossiers ponctuels et suivi d'affaires réservées ; • Organisation et gestion des invitations de la réception du 14 juilet. Organisation des moments de convivialité du Cabinet. 3 / gestion des moyens : • Suivi du centre de coût Cabinet ; • Gestion des fournitures ; • Commandes des gerbes pour les cérémonies officielles. Conditions particulières d'exercice Vous exercez vos missions journalières sur la base théorique de l’horaire habituel des personnels de la préfecture, à savoir 38 heures ou 38h30 hebdomadaire ; Poste assujetti aux heures supplémentaires ; Le poste requiert en outre des capacités d’adaptation, de réactivité, de grande disponibilité, rigueur et discrétion. Il vous est proposé de participer aux roulements d’astreinte de la préfecture, si souhaité. Descriptif du profil recherché Connaissances techniques: Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis Connaître l’environnement professionnel (Administration) / niveau maîtrise - requis Savoir-Faire Savoir rédiger – prise de notes / niveau maîtrise - requis Savoir s’organiser / niveau maîtrise - requis Savoir accueillir / niveau expert - requis Savoir-Etre Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis Savoir s’adapter / niveau maîtrise - requis Temps plein Oui Rémunération FPE CAT B Critères candidat Niveau d'expérience min. Confirmé Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Informations complémentaires Fondement juridique du recrutement Titre III du livre III du Code général de la fonction publique 2° de l'article L332-2 Management Non Localisation du poste Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Haute Loire (43) Lieu d'affectation 6, avenue Charles de Gaulle 43000 LE PUY-EN-VELAY Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 6, avenue Charles de Gaulle 43000 LE PUY-EN-VELAY Date de vacance de l'emploi 07/01/2026