Référent secteur (h/f) - commune d'aubagne

Vos missions en quelques mots Le référent évènementiel est sectorisé par politique publique, il est l’interlocuteur unique pour son secteur en matière de gestion des évènements. Dans ce cadre il gère la conception, la mise en place et l’évaluation de « l’événement », mais aussi l’ensemble des moyens et des actions permettant de l’inscrire en cohérence avec les autres actions de communication de la Ville. Il peut être chef de projet et organiser en propre l’évènement ou apporter une assistance au chef de projet en charge d’organiser l’évènement. Il coordonne l’intervention des différents services municipaux dans l’organisation des manifestations. Identification du besoin, conseil et préconisation • Identifier et recenser le besoin de prestations, à travers notamment l’élaboration d’un questionnement ad hoc • Préconiser et rédiger un budget et un rétroplanning • Déterminer les moyens nécessaires (prestataires, salles, traiteurs, animations, moyens humains et techniques) ou accompagner le pilote du projet sur les questions budgétaires • Apporter conseil et assistance aux demandeurs et/ou à l’organisateur de l’évènement Conception, organisation et mise en place • Gérer la relation avec le(s) public(s) cible(s) • Participer à la conception et à la mise en forme du contenu (intervenants, présentations, supports…) • Choisir et coordonner les prestataires (consultations, procédures des marchés publics) • Concevoir et organiser les différentes commémorations en lien avec le Directeur et les élus délégués • Gérer le rétroplanning et le budget • Superviser les aspects scéniques, techniques et administratifs • Organiser la sécurité de l’évènement en lien avec la direction Sécurité et Prévention et les services techniques Gestion des interventions internes et externes • Animer les équipes internes et externes impliquées dans le projet • Mettre en place un fonctionnement en mode projet • Gérer les interlocuteurs de tous niveaux • Rédiger les cahiers des charges des différents intervenants Évaluation et suivi des actions • Établir des outils de mesure d’impact de l’événement et assure la restitution auprès des prestataires et intervenants • Élaborer et gérer des enquêtes qualité /quantité • Analyser les enquêtes et debriefs • Communiquer les résultats de cet événement Profil recherché Profil recherché Savoir • Connaissance de l’organisation de la Ville/ses métiers, sa culture/son identité, son histoire • Compréhension de l’ensemble de la communication (interne, externe, messages, valeurs, visions, ambition) • Connaissance des règles ERP et des procédures liées aux préconisations en matière de sécurité • Connaissance du matériel technique • Connaissance des principes budgétaires des finances publiques (procédures d’appel d’offre, engagements dépenses, paiements factures, régie d’avances) Savoir-faire • Elaboration calendrier de travail et un plan d’action, le mettre en œuvre, • Maîtrise parfaite les techniques événementielles • Bonne pratique et expérience rédactionnelle • Sensibilité à l’ensemble de la communication (interne et externe) • Travail en équipe projet, partage de l’information • Pratique courante des logiciels de bureautique et maîtrise du logiciel spécifique « finances » (Astre, DGFIP régisseur) (*) Savoir être • Organisation • Réactivité • Capacité de résistance au stress • Aptitude à l’animation et à la négociation • Rigueur • Créativité • Sens de l’écoute • Goût pour l’échange • Bonne compréhension et reformulation des besoins • Curiosité • Tenue adaptée aux fonctions de représentation PARTICULARITES DU POSTE : • (*) Maîtrise du logiciel spécifique « finances » (Astre, DGFIP régisseur) • Rythme de travail nécessitant une grande réactivité et une grande disponibilité, y compris en dehors du temps de travail régulier - Participation aux comités de pilotage et/ou aux comités Techniques en soirée - Présentiel sur le terrain des évènements (notamment les week-ends et vacances scolaires) • Pics d'activité liés aux calendriers des évènements annuels et saisonniers