Directeur administratif adjoint – f/h

À propos de nous

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Mission

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis

Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Direction

Composition du service (effectifs) : 56 ETP BIATSS

Fonction d’encadrement : Oui - Nombre d’agents à encadrer : 55

Rattachement hiérarchique : Directeur administratif de l’IUT

Description du poste : missions et activités

Administration générale, coordination et aide au pilotage de la composante :

• Assister le directeur administratif et le représenter, le cas échéant, auprès des instances et services centraux de l’Université, et des partenaires internes et externes

• Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux

• Proposer des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure

• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services, les départements, et les partenaires extérieurs

• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure

• Suivre l’évolution règlementaire sur l’ensemble des domaines d’intervention

• Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités

• Automatiser et rationaliser les méthodes de suivi et de recueil des données

• Représenter la direction dans des instances, des réunions internes ou institutionnelles

Ressources humaines :

• Assurer, le cas échéant, l’encadrement des personnels et plus particulièrement les secrétariats pédagogiques des départements

• Élaborer et diffuser des procédures, outils et documents de référence

• Organiser la continuité du service public (congés, télétravail)

• Conduire les entretiens professionnels, participer aux recrutements et accompagner les parcours professionnels des agents

• Informer les agents sur leur situation administrative, leur carrière, les évolutions règlementaires

• Préparer les éléments administratifs nécessaires aux instances et commissions

Pilotage et accompagnement de l’offre de formation :

• Contribuer au suivi des indicateurs pédagogiques, à la mise en place à l’analyse des enquêtes (étudiants, diplômés, partenaires), et à la réalisation des autoévaluations.

• Apporter un appui à la rédaction, à la structuration et à la mise à jour des documents qualité.

• Produire des tableaux de bord et indicateurs nécessaires au pilotage, au dialogue de gestion et aux démarches d’évaluation et d’accréditation (HCERES).

• Coordonner et fiabiliser les remontées d’informations institutionnelles (Ministère, Rectorat, France Compétences, HCERES, ARIUT, ADIUT…).

• Soutenir les équipes pédagogiques dans la conception, la mise en œuvre et l’évaluation des formations, notamment dans le cadre du BUT

• Apporter une expertise technique et méthodologique en ingénierie pédagogique et en gestion de projets pédagogiques.

• Favoriser l’innovation pédagogique, notamment par l’expérimentation et l’accompagnement de nouvelles approches : pédagogies actives, immersives, hybrides et numériques.

• Renforcer la lisibilité et l’attractivité de l’offre de formation, en appui à la structuration des parcours et à leur compréhension par les étudiants et les partenaires extérieurs.

• Contribuer à la dynamique inter-départements : animation de groupes de travail transversaux, mutualisation des pratiques pédagogiques.

• Assurer une veille pédagogique, réglementaire et institutionnelle, afin d’anticiper les évolutions des

cadres nationaux, des pratiques innovantes et des exigences qualité

• Contribuer à la bonne appropriation des applications de gestion (SEPIA, SAFRAN)

• Être référent RES (Régime Spécial des Etudiants) pour l’IUT

Applications pédagogiques et transformation numérique :

• Assurer le rôle de référent fonctionnel des applications pédagogiques (APOGEE, PEGASE, HYPERPLANNING)

• Accompagner les utilisateurs et animer des actions de formation aux outils

• Participer au déploiement de nouvelles applications et à la fiabilisation des données pédagogiques

• Contribuer à l’optimisation des usages numériques au service du pilotage pédagogique


Profil

Connaissances / Savoir

Organisation de l'Enseignement Supérieur

Ingénierie pédagogique et approche par compétences

Objectifs et projets de l’établissement

Techniques de management et conduite de changement

Gestion des groupes et des conflits

Connaissance générale des ressources humaines

Techniques d’élaboration de documents

Outils numériques et pédagogiques

Méthodologie de conduite de projet

Techniques de communication

Environnement et réseaux professionnels

Savoir faire

Réaliser des synthèses

Rédiger des rapports et documents

Concevoir des tableaux de bord

Jouer un rôle d’aide à la décision

Savoir utiliser et exploiter les applications informatiques

Conduire des entretiens

Animer une équipe

Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe

Capacité d’anticipation et de planification de son activité

Respecter les délais

Capacité à gérer les urgences et à définir les priorités

Communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir être

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe

Être disponible lors des pics d’activités et être réactif

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées

Avoir le sens du service public