Chef de pole voies de recours et suivi des titres de detention

Vos missions en quelques mots IFSE : 2 Sous la responsabilité du chef du greffe et de son adjointe, le secrétaire administratif a sous sa responsabilité 6 agents du pôle notification/voie de recours postés de journée. Le responsable participe à la gestion de la situation pénale des personnes détenues. A ce titre, il effectue et contrôle les actes de saisie et d'enregistrement nécessaires au déroulement de la peine. Il applique les directives relatives à l'exécution et à l'application des peines. Il conseille et dirige les agents du service. Leurs missions principales sont la notification aux personnes détenues des documents et pièces de justice émanant de l'autorité judiciaire et administratif, de la gestion des voies de recours exercées aussi bien par les personnes détenues que de l'autorité judiciaire. Ils ont également pour mission du suivi des titres de détention et de l'évolution de la situation pénale des personnes détenues. -1- Notification aux personnes détenues des documents émanant de l'autorité judiciaire et administrative. - Enregistrement dans l'outil GENESIS : nature de la pièce, le lieu dont elle émane, la date, le n° d'affaire ou référence. - Planification de la notification dans l'outil GENESIS puis de concert avec les secrétaires des différents secteurs pour édition de l'échéancier des notifications et dispatching aux agents d'étage pour convocation des personnes concernées. - Se rendre dans les différents secteurs pour procéder aux notifications. - A l'issue de la procédure de notification - Enregistrement de la notification dans l'outil GENESIS puis transmission par fax à l'autorité requérante de la pièce émargée par la personne détenue. - Classement au dossier au pénal de la pièce accompagnée de l'élément de preuve de la transmission (rapport fax). -2- Gestion des voies de recours exercées par les personnes détenues.(voir note de service procédure voie de recours) - Édition chaque matin de la liste des voies de recours (Liste de la détention > Listes du suivi individuel > Rechercher les listes du suivi individuel, greffe VDR). Puis de concert avec les secrétaires des différents secteurs pour édition et dispatching aux agents d'étage de la liste des personnes convoquées. - Préparation des documents permettant la prise en compte des recours. - Se rendre dans les différents secteurs pour procéder à l'émargement des voies de recours. - A l'issue de la procédure d'émargement - Enregistrement de la voie de recours dans l'outil GENESIS puis transmission par fax et par courrier (original) à l'autorité compétente. - Classement de la voie de recours au dossier pénal accompagnée de l'élément de preuve de la transmission (rapport de fax) et de l'accusé réception de l'enregistrement de la division concernée. -3- Suivi des titres de détention - Chaque jour édition de la liste des titres venant à expiration. Le vendredi prendre en considération la fin de validité jusqu'au Profil recherché Solides qualités rédactionnelles Capacité à rendre compte Rigueur organisationnelle et réactivité Des facultés d’analyse et de synthèse Capacité d’adaptation Une expérience antérieure au sein d’un un greffe est vivement recommandée Compétences attendues Excellente connaissance du fonctionnement de l'AP Les techniques liées au greffe Maîtrise des outils bureautiques Maîtrise des logiciels du greffe ( GENESIS ,DOT, Lecture et Analyse des situations pénales Savoir-être Disponibilité, Aisance relationnelle, Discrétion, Aptitude à diriger et à conduire des réunions Capacité à travailler en Equipe et à Manager Éléments de candidature Personnes à contacter sylvie.paul@justice.fr celine.colas@justice.fr